Заявления работника: в какой форме они могут поступить и в каких случаях? Выдача копий документов, связанных с работой Документы в суд связанные с работой

Содержание
  1. Какие документы может запросить работник
  2. Как запрашивать документы
  3. Какие документы не вправе требовать работник
  4. Локальные нормативные акты
  5. Штатное расписание, должностные инструкции
  6. Приказы для подразделения, нормативные акты министерств
  7. Документы с конфиденциальной информацией
  8. Как оформляются справки
  9. Справка о доходах физического лица (форма 2-НДФЛ)
  10. Справка о занимаемой должности и зарплате
  11. Справка о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы
  12. Заявление на выдачу документов при увольнении: какие бумаги получит сотрудник, а также образец запроса на предоставление справок
  13. Какие бумаги должны выдать работнику при уходе?
  14. Как составить запрос на получение справок?
  15. К кому обратиться, в какой форме?
  16. Какие документы обязаны выдавать по статье 62 Трудового кодекса
  17. О чём говорится в статье 62 трудового кодекса?
  18. Какие документы можно запрашивать?
  19. Порядок запроса и выдачи документов
  20. Заявление о выдаче документов, связанных с работой
  21. Выдача на руки оригинала трудовой книжки
  22. Копии документов
  23. Выписки из документов
  24. Справки и другие документы

Какие документы может запросить работник

Заявления работника: в какой форме они могут поступить и в каких случаях? Выдача копий документов, связанных с работой Документы в суд связанные с работой

Статья 62 ТК РФ обязывает работодателя в течение трех рабочих дней выдавать работнику документы, связанные с работой, если работник письменно об этом попросил. Казалось бы, все просто. Но на практике работодатели сталкиваются с множеством вопросов, ответы на которые закон не дает.

Опираясь на судебные решения, постараемся ответить на эти вопросы.

Как запрашивать документы

Только письменный запрос (заявление работника) является основанием для выдачи документов, связанных с работой. И это заявление играет огромную роль.

Во-первых, от даты получения заявления начнется отсчет трех рабочих дней, в течение которых нужно выдать документ. Во-вторых, только из заявления мы узнаем, какие именно документы просит работник.

В-третьих, опираясь на заявление, можно дать мотивированный отказ в выдаче документов, которые не относятся непосредственно к работе.

Если письменного запроса не было, а была только устная просьба работника, работодатель может ее проигнорировать. Суды не считают это нарушением[1].

Работник пишет заявление в свободной форме на имя руководителя организации (пример 1). Обязательно указывает, какие именно документы он просит выдать. Если сам прийти за документами в нужный срок работник не сможет, в заявлении он может указать, по какому адресу их можно отправить по почте.

Заявление желательно зарегистрировать. Это позволяет зафиксировать именно дату получения, ведь на деле дата написания заявления не всегда совпадает с датой получения этого заявления работодателем.

Запросить документы, связанные с работой, может не только действующий или увольняющийся работник, но и бывший. При этом не играет никакой роли, как давно он был уволен[2].

Какие документы не вправе требовать работник

Статья 62 ТК РФ дает работнику право требовать не любые документы организации, а только те, которые связаны конкретно с ним, с его трудовой деятельностью.

В качестве примера в данной статье перечислим некоторые виды справок и приказов по личному составу. Но этот список открытый, законодатели оставили возможность запрашивать и другие документы.

И эта неопределенность часто приводит к конфликтам.

Например, некоторые работники запрашивают копии штатных расписаний, локальных нормативных актов, инструкций, протоколов. Нужно ли их выдавать? По какому критерию определять, связан ли данный документ с работой конкретного работника? Ответа в законе нет, поэтому работодателям приходится решать это самостоятельно, на свой страх и риск.

Локальные нормативные акты

По мнению судей, локальные нормативные акты не относятся к документам, связанным с работой конкретного работника. Суды подтверждают, что работодатель не обязан выдавать копии локальных актов, с которыми работник должным образом был ознакомлен в период работы[3].

Штатное расписание, должностные инструкции

Суды считают, что по смыслу ст. 62 ТК РФ работодатель обязан предоставлять только те документы, которые содержат персональные данные работника, сделавшего запрос[4].

Соответственно, если документ такие данные не содержит и не описывает конкретную трудовую функцию работника, то и выдавать его по запросу работника не обязательно.

Приказы для подразделения, нормативные акты министерств

Письменные распоряжения организации, касающиеся структурных подразделений в целом, работодатель также не обязан выдавать по запросу работника. К такому выводу пришли сразу несколько судов[5].

Также работодатель не обязан знакомить работников с нормативными документами министерств и ведомств и предоставлять их копии. Даже если на основании нормативного акта работодатель разрабатывает систему оплаты труда работников, в копии документа можно правомерно отказать, ведь его составляла не компания[6].

Формы первичных учетных бухгалтерских документов также не являются документами, связанными с работой[7].

Документы с конфиденциальной информацией

Если у работника нет доступа к конфиденциальной информации, то в выдаче копий документов, содержащих эти сведения, можно отказать[8].

Ставропольский краевой суд[9] попробовал обобщить законные причины не выдавать работникам копии документов.

Так, основанием для отказа выдать копию может служить наличие в документе информации, которая относится к государственной, коммерческой или служебной тайне, или наличие сведений конфиденциального характера о третьих лицах, в том числе о других работниках. К таким документам суд отнес копии материалов инвентаризации, договоров о полной коллективной материальной ответственности.

Графики отпусков, табели учета рабочего времени также содержат информацию о других работниках организации. Поэтому работодатель вправе отказать работнику в выдаче копий этих документов[10].

Как оформляются справки

Работникам могут понадобиться различные справки. Некоторые из них имеют установленную форму, другие составляются произвольно. Расскажем о самых распространенных.

Справка о доходах физического лица (форма 2-НДФЛ)

Форма этой справки утверждена Приказом ФНС России от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@. С февраля 2018 г. в нее внесены некоторые изменения[11], главные из которых:

• из раздела 2 исчезло поле, где нужно было указывать адрес физического лица, которое получило доход;

• из раздела 4 удалены инвестиционные вычеты;

• для реорганизованных организаций добавлены дополнительные поля (форма реорганизации (ликвидации), ИНН/КПП реорганизованной организации).

Эту правку готовит бухгалтер, так как в ней указываются сведения об источнике дохода, заработной плате и удержанных налогах.

Справка о занимаемой должности и зарплате

Эту справку запрашивают для оформления визы, получения субсидии, оформления опекунства или усыновления.

Нужна она и для военкомата при первоначальной постановке на воинский учет.

Справка не имеет жесткой формы, но конкретные требования и форме документа может установить орган, для которого данная справка запрашивается (пример 2).

Оформляют справку обычно на фирменном бланке. Чтобы она имела юридическую силу, ее должен подписать руководитель организации или уполномоченный работник. Если справка содержит информацию о заработной плате либо иные сведения финансового характера, то нужна также подпись главного бухгалтера. Подписи должностных лиц заверяют печатью организации (при ее наличии).

Полномочия подписывать справки должны быть указаны либо в приказе о распределении обязанностей, либо в доверенности (ст. 8, 57 ТК РФ, ст. 185 Гражданского кодекса РФ (ГК РФ)). В спорных ситуациях может потребоваться документ, дающий право подписи лицу, подписавшему справку вместо руководителя организации.

Справка о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы

Эту справку может затребовать уволенный работник, который хочет встать на учет в центр занятости.

Источник: https://www.profiz.ru/kr/4_2018/zapros_dokumentov/

Заявление на выдачу документов при увольнении: какие бумаги получит сотрудник, а также образец запроса на предоставление справок

Заявления работника: в какой форме они могут поступить и в каких случаях? Выдача копий документов, связанных с работой Документы в суд связанные с работой

Законодательство не ограничивает перечень документов, которые работник вправе требовать от работодателя, при условии, что они касаются его лично и в них указана его фамилия. Расскажем, какие справки и документы следует запрашивать при увольнении.

Какие бумаги должны выдать работнику при уходе?

Статьей 84.1 ТК РФ утверждены условия расторжения трудовых отношений. В последний рабочий день наниматель должен отдать увольняемому трудовую книжку и окончательно рассчитать его согласно ст. 140 ТК РФ.

Кроме этого, при условии письменного обращения, он должен выдать подписанные копии бумаг, касающиеся бывшего сотрудника.

Таким образом, ТК РФ говорит о безоговорочной выдаче трудящемуся всех запрошенных им документов.

Статья 140 ТК РФ. Сроки расчета при увольнении

При прекращении трудового договора выплата всех сумм, причитающихся работнику от работодателя, производится в день увольнения работника. Если работник в день увольнения не работал, то соответствующие суммы должны быть выплачены не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете.

В случае спора о размерах сумм, причитающихся работнику при увольнении, работодатель обязан в указанный в настоящей статье срок выплатить не оспариваемую им сумму.

В случае увольнения компания:

  1. Возвращает трудовую и медицинскую книжки.
  2. Выдает расчетный лист, справку о заработной плате за последние два календарных года, выписки из отчетов СЗВ-СТАЖ и СЗВ-М, копию раздела 3 расчета по страховым взносам за работника, сведения из реестра застрахованных лиц по форме ДСВ-3 (в случае уплаты дополнительных взносов на накопительную часть пенсии).
  3. Выдает документы по запросу работника: 2НДФЛ, копии приказов о приеме на работу, переводе, увольнении, поощрении, справку о заработной плате для службы занятости.

Как составить запрос на получение справок?

Заявление о предоставлении необходимых бумаг и справок пишут собственноручно или распечатывают на листе размера А4. Можно взять в организации фирменный бланк для составления заявления. Традиционно заявление состоит из 5 блоков:

В правом верхнем углу отражается, кому настоящее заявление предназначено и, соответственно, от кого оно. Служебный документ подается официальному представителю компании, следовательно, нужно указать:

  • занимаемую должность адресата;
  • название предприятия;
  • ФИО руководителя.

Писать должность и имя адресата следует в дательном падеже (к примеру, директору Смирнову, проректору Семёнову).

В сообщении о заявителе нужно назвать свою фамилию и имя, также стоит указать должность работника в родительном падеже (например, бухгалтера Золотаревой). Нет разницы, как написать: «бухгалтера» или «от бухгалтера». Второй вариант верен с точки зрения русского языка, но заявление примут в любом случае. Написание без предлога — уже устоявшаяся практика в деловой переписке.

То же касается написания слова «заявление» — с заглавной или прописной буквы, составить заявление можно по-разному. Распространены три версии написания:

  • Начинается строка со строчной буквы и после слова «заявление» ставится точка. Это общепринятый способ оформления. В этом случае одним предложением считают наименование документа, сведения об адресате и заявителе.
  • Прописная буква без точки в конце. В случае написания слова «заявление» в центре листа оно становится названием целого документа. Оно подчиняется тем же правилам, что и остальные заголовки.
  • Без точки в конце и большими буквами. Подобная редакция традиционно встречается при наборе текста на компьютере, а не написании от руки.

Сам текст заявления начинается с красной строки. Заявление вы пишете с четкой целью, и следует здесь передать, по какой причине обращаетесь к адресату. Изложите:

  1. основания обращения: «в связи с увольнением»;
  2. свои требования: «выдать документы, связанные с работой»;
  3. доказательства — дайте ссылку на ст. 62 и 84.1 ТК РФ.

Следует придерживаться официально-делового стиля и писать лаконично.

Дата составления заявления указывается после его содержания и выравнивается по левому краю. Можно указать число и сразу после слова заявление, это не будет ошибкой.

Подпись ставят собственноручно, даже если остальной текст напечатан. Без подписи сотрудника всякое заявление может быть признано недействительным, так как она является важным реквизитом.

К кому обратиться, в какой форме?

Трудовой кодекс устанавливает довольно много случаев, в которых работник обязан или вправе направиться к работодателю с обращением. Закон не всегда определяет, какой должна быть форма обращения — устной или письменной и требуется ли для нее официальная форма.

Заявление о выдаче документов нужно подавать письменно. Устная просьба не позволит в случае конфликта подтвердить требования работника. Заявление нужно зарегистрировать у делопроизводителя или в отделе кадров. Если в организации мало сотрудников, этим может лично заниматься директор или бухгалтер. Имеет смысл оставить у себя 2 экземпляр с пометкой о принятии.

Использовать свое право получить документы наниматель может когда угодно: и в отпуске, и в период временной нетрудоспособности. В этом случае он может направить заявление почтой.

В данном случае заявление следует направлять в адрес компании заказным письмом с уведомлением.

При этом рекомендуется, чтобы заявитель оформил опись вложения с целью избежания разногласий по поводу содержимого письма.

Источник: https://otrude.com/uvolnenie/dokumenty-uvolnyayushchemusya-sotrudniku/zayavlenie-na-vydachu-dokumentacii/

Какие документы обязаны выдавать по статье 62 Трудового кодекса

Заявления работника: в какой форме они могут поступить и в каких случаях? Выдача копий документов, связанных с работой Документы в суд связанные с работой

В некоторых случаях работники могут запрашивать документы, связанные с конкретной организацией либо должностью. С подобной просьбой чаще обращаются к работодателям.

Подтверждение денежных выплат, оформление работы по совместительству, доказательство в пользу стажа – вот лишь некоторые ситуации, когда проблема становится актуальной.

Статья 62 Трудового кодекса помогает разобраться с нюансами.

О чём говорится в статье 62 трудового кодекса?

Статья 62 ТК РФ говорит о прямой обязанности руководителей выдавать документы после направления соответствующего заявления со стороны подчиненных. Важно, чтобы ответ вторая сторона получила не позднее, чем через три дня после того, как поступили соответствующие документы. Но не все директора компаний соблюдают подобные требования.

Какие документы можно запрашивать?

Статья 62 ТК РФ описывает все бумаги, которые в таком порядке можно получить со стороны руководства. Но этот перечень не надо считать исчерпывающим. Сама статья даёт ссылку на следующие позиции:

  1. Справки относительно периода работы на том или ином месте; о фактически уплаченных страховых взносах за всё время; по поводу заработной платы.
  2. Выписки со сведениями из трудовой книжки.
  3. Копия приказа на увольнение.
  4. Копии приказов по переводу на другую должность.
  5. Копии приказов о приеме на работу.

Порядок запроса и выдачи документов

Первые шаги для самого подчиненного – составление заявления, процедура регистрации. Второй экземпляр гражданину желательно оставлять у себя, с пометкой о принятии. Если запрос будет только устным – со второй стороны снимают всякие обязанности. 

Ходатайство о выдаче доказательств оформляют, если бумаги нужны для судебного разбирательства, а руководство отказывается передать всё мирным путём. 

Подача жалобы трудовой инспекции – самое эффективное решение, если бумаги нужны другим организациям, а не только суду.

Для руководителя обязательно оформление, подпись приказа на выдачу копий, с описанием причин. После завершения регистрации заявитель получает на руки копию приказов, с заверением.

Заявление о выдаче документов, связанных с работой

Обычно такие заявления содержат следующие сведения:

  • Обстоятельства, из-за которых оформление копии понадобилось.
  • Реквизиты, по которым высылают ответ.
  • Точная дата составления.
  • Роспись заявителя.

Точная форма таких заявлений законодательством не регулируется. Многие предприятия доверяют кадровой службе разрабатывать собственные бланки, чтобы потом было проще взаимодействовать со второй стороной.

Дата получения бумаг вместе с росписью проставляется и сотрудником отдела кадров. 

Выдача на руки оригинала трудовой книжки

Законы описывают всего две ситуации, когда подобное решение будет законным:

  • Возврат в последний день тому, кто увольняется.
  • Вместе с другими справками и расчетами трудовую книжку отдают в последний день работы. 

После того, как вторая сторона составит письменное заявление о том, чтобы получить книжку на руки.

Пример – когда оригинал передают органу социального страхования. Обычно это нужно, если оформляют страховую пенсию по старости. Кадровики обязаны выдать ответ максимум через три дня после получения первоначального заявления. Те же три дня дают, чтобы вернуть трудовую книжку руководству. Время отсчитывают с момента, когда ПФР передаст бумагу гражданину.

Лучше всего оформить определенную расписку, подтверждающую выдачу и получение книжки.

Разрешают заводить специальные журналы, где отдельно фиксируют подобные ситуации. Работник ставит подпись при выдаче бумаги, представитель кадровой службы – в случае возвращения. 

Копии документов

Разрешается также использовать несколько решений для таких ситуаций:

  • С помощью ксерокса.
  • Допустимый вариант – создание скана, а потом – распечатка.

Главное – чтобы размер распечатанной версии соответствовал оригиналу. 

Копия трудовой книжки и любых других документов создаётся полная, либо частичная. Например – когда нужны определённые листы. Но копия титульной страницы нужна при любых обстоятельствах. Обязательно давать ссылку на место, где хранится подлинник. В этом случае указывают такую информацию:

  • Дата.
  • Номер дела.
  • Наименование фирмы.

На всех листах, которые скопированы, ставят отметку о том, что информация верна. На последней странице отдельно руководитель сообщает о том, что работа гражданина в данной организации в настоящее время продолжается.

К важным условиям относят нумерацию, прошивку листов. На месте прошивки тоже должно присутствовать определенное количество сведений:

  1. Общее количество страниц.
  2. Подпись ответственного лица.
  3. Печать.

Каждая страница содержит ФИО руководства вместе с полной расшифровкой. Отдельно стоит пост, занимаемый в компании директором. Печать должна частично охватывать текст, но последний остаётся читаемым, это важно.

Дубликаты трудовой книжки отличаются разным временем действия, в зависимости от места требования:

  • Три месяца со дня выдачи в случае с визами.
  • Один месяц для банков и органов соцзащиты, ПФР.
  • Некоторые финансовые организации накладывают свои ограничения до 3-5 дней или до 14.

Если присутствует нотариальное оформление, любые ограничения по времени снимаются. Главное – чтобы после выдачи такой копии в оригинале не появились новые записи.

Лучше заранее проводить консультации в компании, которая требует копию. Её сотрудники подробно расскажут о способе оформления и времени, на протяжении которого информация продолжает действовать.

Выписки из документов

Иногда требуется не копия, а именно выписка:

  • Из трудовой книжки.
  • Из приказа.
  • Из штатного расписания, и так далее.

Выпиской называют документы, воспроизводящие полный текст исходника по определенному вопросу. Для создания выписок из штатного расписания, например – копируют часть, посвященную определенному сотруднику.

Чтобы подтвердить деятельность в той или иной компании, чаще требуют выписки из трудовой книжки. Главное – заверить информацию в порядке, установленном на законодательном уровне. Для этого подпись ставит руководитель, либо уполномоченное должностное лицо. Обязательно используют печать при оформлении. В выписке могут фиксировать или отражать такие сведения:

  1. О работе на протяжении конкретного периода времени.
  2. Описание вознаграждений.
  3. О том, что в настоящее время гражданин до сих пор занимает определенные должности.

Справки и другие документы

Есть несколько разновидностей справок и других бумаг, необходимость в которых возникает у граждан.

Вид справкиКогда требуется
Для службы занятости, с описанием среднего заработка на протяжении трёх месяцев

Это происходит, например, когда граждане обращаются к сотрудникам службы занятости для назначения пособий, после расторжения трудовых соглашений. Без подобных справок постановка на учет становится невозможной или проблематичной. Руководители выдают справки не позднее, чем спустя три дня после обращения подчиненных.

Справки не имеют конкретных форм, утвержденных федеральным уровнем. Разрешают опираться на варианты, установленные государственной властью конкретных субъектов. Территориальные подразделения служб занятости отвечают за разработку. Если и такой формы нет – допустим свободный вариант, где пишут информацию относительно среднего заработка.

Сумма заработка за два календарных года

Сведения применяют, рассчитывая компенсацию за время освобождения от обязанностей с полной или частично сохраненной зарплатой, отпуска по беременности, родам, уходом за детьми, временную нетрудоспособность. 

Точная форма справок утверждена Приказом Минтруда от 2013 года, №213. Этот порядок говорит о том, что справки выдают в последние дни расчёта, одновременно с другими справками. Но для этого сотрудник составляет письменное заявление. Должно пройти не больше трёх рабочих дней, прежде чем подчиненный получит справку.

Если вторая сторона по тем или иным причинам не может получить справку – ей направляют уведомление о том, что необходимо лично явиться для решения вопроса. Либо требуют дать согласие на отправку по почте. Если работник согласен – он сообщает руководителю.

Описание доходов физических лиц по форме 2-НДФЛ.Статья 230 НК РФ говорит о том, что руководители выдают информацию второй стороне после направления письменного заявления. При увольнении можно получить справку и без заявления. Но такие обязанности не установлены какими-либо законодательными актами.
Копия сведения в ПФР, отправляемая для персонифицированного (индивидуального) учета

Подача самих сведений и передача справок происходят одновременно. Сроки – максимум до 15 числа во втором месяца, следующим за периодом отчетности. Обычно в роли последнего используют квартал.

Что касается копий, то их отправляют работникам не позднее, чем спустя неделю после получения первоначальной версии сведений. Используются формы, установленные конкретным отделением ПФР.

Источник: https://naimtruda.com/otnoshen/statya-62-trudovogo-kodeksa.html

Вопросы адвокату
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: