Реферат: Электронные архивы: отечественный опыт в оцифровке документов. Назарова Д.Д. Интернет-ресурсы как способ доступа к архивной информации

Радченко А.В. Архивы в цифровую эпоху: ближе к людям, организациям и Интернету | Портал «Архивы России»

Реферат: Электронные архивы: отечественный опыт в оцифровке документов. Назарова Д.Д. Интернет-ресурсы как способ доступа к архивной информации

Руководитель департамента по работе с архивами корпорации ЭЛАР – центра компетенций в сфере автоматизации государственных и муниципальных архивов Александр Владимирович Радченко рассказывает о перспективах развития архивной отрасли России с помощью современных технологий.
 

К 2024 г. Национальная программа «Цифровая экономика» предусматривает изменение большинства процессов государственного управления за счет перехода к использованию электронных документов и данных, создания взаимодействующей системы отраслевых программных платформ.

Это призвано расширить возможности для граждан и организаций по взаимодействию с государством, обеспечить предоставление госуслуг в проактивном режиме (обмен информацией между ведомствами и запуск услуг без участия заявителя), а также устранить «цифровое неравенство» как в отношении доступа граждан и организаций к государственным сервисам, так и в части выравнивания уровня информатизации отраслевых институтов власти по всей стране.

Одна из важных составляющих процесса цифровизации – архивная отрасль, так как архивные учреждения являются хранителями и поставщиками значимой социальной информации, к которой обращаются граждане, организации и органы власти во многих жизненных ситуациях, включая подтверждение социальных статусов и исторических фактов, научную деятельность, генеалогические исследования.
 

Запрос от потребителей архивной информации

В последнее десятилетие архивы значительно продвинулись в сфере создания средств предоставления архивной информации. Действующий ПК «Архивный фонд» и проведенная оцифровка описей позволили достичь высоких показателей полноты и качества учета фондов.

Внедрение современных автоматизированных информационных систем на уровне субъектов Российской Федерации и отдельных архивных учреждений создало основу для обслуживания пользователей в читальных залах и исполнения социально-правовых запросов.

Однако стоит отметить недостаточную реализацию потенциала присутствия в Интернете и использования открытых цифровых каналов для предоставления архивной информации потребителям.

Современным потребителям – гражданам в целях генеалогических исследований, научной работы или культурного просвещения необходимо обращение к архивам в ежедневном режиме, привычным способом – со своего компьютера или мобильного телефона, вне зависимости от местонахождения (принцип экстерриториальности).

Несмотря на создание сайтов и порталов архивными службами и учреждениями, этот спрос не удовлетворен. Для поиска информации пользователи вынуждены заходить и авторизовываться на десятках сайтов, причем в большинстве случаев не могут получить справку из в конкретного учреждения удаленно в электронном виде.

Таким образом, в обществе есть явный запрос на создание единых, удобных средств доступа к архивной информации вместо уже практически не имеющих обоснований в современном мире затрат (временных и финансовых) на поездки в архивы. Создание таких механизмов может стать мощным фактором популяризации архивов и привлечения новых пользователей.

В свою очередь, потребителям – организациям (Пенсионный фонд России – ПФР, службы соцзащиты, МФЦ и пр.) при оказании государственных и муниципальных услуг нужно быстрое взаимодействие с архивами в электронном виде по линии социально-правовых запросов, так как это отражается на основных показателях их деятельности и удовлетворенности граждан.

В дополнение назовем и третий общественный запрос – массовую потребность организаций – источников комплектования в снижении затрат на управление архивными документами, их подготовку и передачу на постоянное хранение, поскольку эти статьи расходов являются непрофильными для всех организаций и влияют на общие экономические показатели. Очевидно, что ввиду разнообразия и огромного количества организаций решение для них должно быть единым и стандартизованным.
 

Перспективы технологического скачка

Существует понимание, что ответом на как минимум три востребованных в обществе запроса может стать изменение подхода к цифровизации архивной отрасли – переход от разработки и тиражирования отдельных архивных систем и проектов к созданию единой платформы, содержащей унифицированный набор сервисов для всех архивных учреждений, граждан и организаций. Такой подход сегодня признан Министерством связи и Правительством Российской Федерации как наиболее эффективный механизм распространения успешных практик. В пользу этого решения говорят также планы цифровизации смежных сфер госуправления: перенос Ростелекомом всех региональных порталов госуслуг на Единый портал государственных услуг (ЕПГУ), создание отраслевых программных платформ ПФР и другими ведомствами – потребителями архивной информации.

Имеются все основания говорить о готовности архивной отрасли к преодолению этой «последней мили» цифровизации, поскольку существует возможность интеграции в единую платформу ряда готовых, передовых разработок, реализованных архивными учреждениями и службами России.

Ее основой может стать разрабатываемая по заказу Федерального архивного агентства ИС УИКАД – комплексная облачная информационная система, призванная предоставить федеральным архивам единый набор средств автоматизации архивных функций, готовые средства ведения единого НСА, интеллектуального поиска по НСА, авторизации через Единую систему идентификации и аутентификации (ЕСИА), заказа услуг через личные кабинеты пользователей, приема и проведения платежей за отдельные услуги через Государственную информационную систему о государственных и муниципальных платежах (ГИС ГМП) и т. д. (Последняя будет введена в эксплуатацию с принятием необходимых изменений в законодательные акты.)

Это решение может быть в короткие сроки масштабировано на уровень региональных и муниципальных архивов. Таким образом, каждый подключенный архив получит наиболее развитый на сегодня набор сервисов автоматизации и взаимодействия с пользователями и, загрузив НСА, – возможность тут же начать предоставлять электронные услуги через ЕПГУ и пользоваться другими преимуществами цифровой платформы.

В перспективе формат единой платформы подразумевает устранение «цифрового неравенства» – всем архивным учреждениям, независимо от текущего уровня информатизации и финансовых условий, будут предоставлены равные возможности по автоматизации деятельности и оказанию услуг, а граждане смогут обращаться к ресурсам и услугам любого архива в онлайн-режиме.
 

Готовые компоненты единой платформы

Архивными службами и учреждениями России создан ряд технологических заделов, которые могут быть гармонично интегрированы в единую платформу архивов для удовлетворения потребностей граждан и организаций.

Уже сегодня есть понимание, что в составе единой платформы необходима реализация сервисов взаимодействия архивов с ПФР, МФЦ и другими потребителями архивной информации в электронном виде.

Такая возможность есть и может быть осуществлена путем включения в состав единой платформы готовых, прошедших опытную эксплуатацию в ряде регионов механизмов интеграции с ПФР, МФЦ.

При этом стоит отметить, что интеграция с платформами ПФР может быть достигнута централизованно на федеральном уровне, в то время как интеграция с МФЦ потребует подключения к компонентам электронного правительства в каждом отдельном субъекте Российской Федерации. Реализация этих функциональных возможностей обеспечит оперативное предоставление архивных справок и выписок в электронном виде по социально-правовым запросам граждан и органов власти, что повысит качество предоставления большинства социальных госуслуг.

Ожидается, что в ближайшие три года на всей территории России проявится и будет остро востребована задача приема электронных документов на архивное хранение. Такая потребность связана с завершением первого цикла накопления электронных документов (подлинников), обусловленного внедрением электронного документооборота на региональном и ведомственном уровнях.

Создание единой платформы позволит решить эту задачу.

Уже сегодня зафиксирована положительная опережающая практика автоматизации и ­нормативного регулирования данных процессов на региональном уровне – ­проект по сопряжению Единой системы электронного документо­оборота и ­Единой архивной информационной системы Республики Татарстан.

Уже на первом этапе создания единой платформы может быть реализован прием электронных документов от источников комплектования федерального уровня (­Администрация Президента, федеральные органы исполнительной власти, органы ­законодательной и судебной власти), испытывающих в этом острую потребность.

Наличие таких функциональных возможностей в единой платформе обеспечит прием электронных документов от всех заинтересованных организаций – источников комплектования на территории России, независимо от наличия у архива собственных мощностей для хранения цифровых ресурсов (использование мощностей Центра обработки данных).
 

Дополнительные возможности популяризации и развития

В заключение отметим еще один немаловажный аспект. Реализация единой программной платформы приведет к замене сотен сайтов агрегированной, узнаваемой точкой доступа к архивным услугам и ресурсам, т. е. самодостаточным средством популяризации архивных услуг и проектов.

Это откроет возможность применения огромного диапазона цифровых механизмов по привлечению пользователей.

Единая платформа обеспечит полную прозрачность и управляемость процессов оказания архивных услуг, сбор и анализ статистики о деятельности учреждений в различных срезах и таким образом станет инструментом проведения планомерной и скоординированной политики развития отрасли.

В качестве приоритетных шагов уже сейчас может рассматриваться создание личных кабинетов для организаций – источников комплектования с функциями ведения учета своих документов, отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации, автоматизированной подготовки описей и документов для ЭПК. Цифровизация этих процессов снимет часть нагрузки с самих организаций и предоставит архивным учреждениям эффективный механизм планирования деятельности.

Таким образом, за счет скоординированного подхода, основанного на консолидации имеющихся разработок, уже к 2024 г. могут быть значительно увеличены показатели качества и объема исполнения архивных услуг, а сама архивная отрасль приближена к лидерам по уровню проникновения технологий и эффективности взаимодействия с гражданами и организациями.

Источник: http://www.rusarchives.ru/publikacii/otechestvennye-arhivy/5083/radchenko-arhivy-v-cifrovuyu-epohu-blizhe-k-lyudyam-organizaciyam-i-internetu

Сканирование архива: как оцифровываются архивные документы

Реферат: Электронные архивы: отечественный опыт в оцифровке документов. Назарова Д.Д. Интернет-ресурсы как способ доступа к архивной информации

Как и во всех остальных отраслях государственной и коммерческой деятельности, оцифровка фондов в государственных и муниципальных архивах служит решению сразу нескольких задач: наведению порядка в фондовом учете, упрощению поиска документов, снижению нагрузки на сотрудников и времени при отработке запросов пользователей, сохранению ветхих оригиналов, переходу к предоставлению архивных услуг в электронном виде, в том числе платных услуг.

Работы по переводу архивных фондов в электронный вид начались еще на рубеже тысячелетий. За прошедшее с тех пор время российскими архивами оцифрованы сотни тысяч исторических документов и описей. Но все равно это лишь малая часть Архивного Фонда РФ.

Два подхода

1. Если условно представить фонды архивного учреждения в виде пирамиды, то основной ее объем будут составлять непосредственно документы, и лишь малую часть на вершине – научно-справочный аппарат (описи), обеспечивающий навигацию по фондам и поиск требуемых дел и документов.

Многие учреждения используют оцифровку для решения разовых, узких задач. По аналогии с внедрением множества программных продуктов под каждую мелкую задачу, такая оцифровка называется «лоскутной».

Например, в связи с юбилеем значимой для субъекта РФ личности ожидается увеличение интереса исследователей к архивным документам.

Архив получает финансирование, сканирует эти фонды и переводит в формат базы данных 2–3 соответствующие описи.

Например, в связи с юбилеем значимой для субъекта РФ личности ожидается увеличение интереса исследователей к архивным документам. Архив получает финансирование, сканирует эти фонды и переводит в формат базы данных 2–3 соответствующие описи.

Этот путь – несистемный подход, позволяющий отчитаться о выполненной работе в короткий промежуток времени, но никак не отражающийся на общей эффективности работы архива, так как суммарный объем переведенных в электронный вид документов составляет доли процента от фондов учреждений. Многие архивы идут этим путем исключительно из-за недостатка финансирования. Но большинство все-таки понимает, что необходимы долгосрочные, плановые работы.

2. Поэтому многие добиваются длительных программных бюджетов и следуют другой стратегии, гораздо более перспективной с точки зрения развития архивных услуг и онлайн-сервисов. Эту стратегию поддерживает и Федеральное архивное агентство (Росархив).

Приоритет в ней отдается переводу в электронный вид всего научно-справочного аппарата. Этот путь позволяет перейти к полноценному автоматизированному учету фондов, в том числе к созданию единых информационных систем для региональных архивов.

Кроме того, появляется возможность простого и удобного поиска по фондам, что облегчает внутреннюю деятельность и позволяет перейти к предоставлению архивных услуг в электронном виде.

Документы сканируются в текущем режиме при поступлении запросов от пользователей. Для этого архиву достаточно иметь хотя бы один профессиональный сканер. А вот для оцифровки больших по объему массивов, описей, а также особо ценных документов по прежнему привлекаются эксперты из организаций, специализирующихся на сканировании и ретроконверсии.

Специфика оцифровки архивных документов

Теперь рассмотрим чуть подробнее некоторые особенности сканирования и индексирования архивных документов и описей. В отличие, к примеру, от тиражируемых книг, в архивах почти каждый документ уникален.

Огромная ответственность ложится на оператора сканирования, который должен увидеть особое состояние документа (ветхость, повреждения, уход текста в корешок, особую сшивку и т.д.

) и оперативно настроить оборудование, либо передать документ на реставрацию.

Один из часто сканируемых видов архивных фондов – межевые дела. Это стандартный архивный документ с толстым корешком. Однако среди его листов встречаются вложения формата до А0. Расшивать дела нельзя, протяжную технику не применишь. Исполнитель должен обладать другим классом оборудования – широкоформатными сканерами планетарного типа (пример).

Очень высокое значение приобретает опыт исполнителя, которого привлекают к работам в учреждении.

Как показала многолетняя практика, частая перенастройка оборудования, необходимость в режиме реального времени отслеживать качество оригиналов и получаемых электронных образов не под силу новичкам в оцифровке.

Если конкурс выиграла такая компания, велики риски значительно увеличить сроки проекта или получить некачественный ресурс (поэтому нужно обязательно досконально проверять подготовленные электронные образы при сдаче работ).

Оборудование

Особенности документов предъявляют симметрично высокие требования и к оборудованию. Для архивных документов можно использовать исключительно бесконтактную сканирующую технику – планетарные сканеры.

Причем сканер должен обладать высочайшими характеристиками разрешения, цветопередачи и контрастности, так как велико наличие неконтрастных, угасающих текстов и изображений. Какое оборудование пользуется популярностью на рынке планетарных сканеров, можно узнать из нашего обзора 2014 года.

Первый такой сканер был разработан ЭЛАР в рамках проекта оцифровки фонда 350 «Ревизские сказки и исповедальные ведомости» Российского государственного архива древних актов. Для того, чтобы сканировать ветхие оригиналы высотой до 50 см и весом до 50 кг, сканер оснащен моторизированной колыбелью. Безопасный уровень силы прижатия к стеклу контролируется несколькими сенсорами.

Особая структура, толщина, вес архивных документов иногда приводят к необходимости разработки специальной техники.

Так, в большинстве государственных архивов среди востребованных фондов генеалогической направленности имеются дела толщиной более 30 см и весом до 60 кг: например, материалы переписей населения (переписные книги), документы церковных приходов о рождении и пр.

Долгое время, несмотря на востребованность, эти фонды не сканировались по причине отсутствия оборудования. Подходящие сканеры появились на рынке только в конце 2013 г., но сегодня уже завоевали популярность.

Индексирование

Чтобы вести учет и иметь возможность искать документы, их надо проиндексировать – заполнить карточки в АИС. Большинство архивных документов и описей выполнены вручную или с помощью печатной машинки, то есть не поддаются качественному программному распознаванию. Требуется ручная ретроконверсия.

Снова появляются дополнительные требования к исполнителю. Во-первых, он должен обладать достаточным штатом, чтобы выполнить работу в срок. В наиболее масштабных на сегодня проектах по оцифровке архивных фондов участвовало до 700 операторов индексирования.

Держать такой постоянный штат невыгодно, поэтому крупные и опытные компании именно для крупных региональных архивных проектов часто привлекают местное население. Впервые такая технология была применена при оцифровке метрических книг для проекта «Поколения Пермского края».

Через Центр занятости были временно трудоустроены несколько сот человек. Причем работали они на дому, через специальное приложение.

Классический пример – в старинном документе указана дата 37 мая. Обученный и здравомыслящий оператор, естественно, не стал вносить неверные данные, а уточнил дату по соседним листам метрической книги.

Главный вопрос – как добиться 100% качества? Ведь в ФИО, датах, номерах ошибаться нельзя. На помощь приходят жесткая система контроля качества и технологии. Например, метод двойного ввода, когда информация попадает в Базу данных только после одинакового внесения 2 операторами.

Но все равно остается проблема мертвых языков и написания. При ретроконверсии таких документов на первый план выходит опыт руководителей групп индексирования, которым часто приходится решать и сложные нестандартные задачи.

Описи

А теперь о главном. Как уже отмечалось в начале статьи, перспективной стратегией оцифровки архивных фондов является перевод в электронный вид полного НСА. Это – наиболее сложная работа. Методическими рекомендациями Росархива установлены правила ведения баз данных по архивным описям. Поэтому описи необходимо индексировать по широкому набору полей.

Сложность оцифровки архивных описей учтена, в том числе, в 44-ФЗ «О контрактной системе». Согласно ч. 2 ст.

56 закона, «оказание услуг, связанных с необходимостью допуска подрядчиков, исполнителей к учетным базам данных музеев, архивов, библиотек» является основанием для проведения конкурса с ограниченным участием (участие ограничено результатами предквалификационного отбора). То есть только после подтверждения претендентом своих компетенций и опыта выполнения аналогичных проектов.

Описи, как и документы, могут быть ветхими и написаны на одном из мертвых языков. Описи могут иметь очень сложную структуру и содержать персональные данные. Отличается формат описей для обычной и научно-технической документации, а также объектов нефондового учета. Сформированную базу данных надо заносить в программный комплекс «Архивный фонд» и т.д.

Без глубокого понимания процессов архивной деятельности, знания нормативной и методологической базы осуществить качественный перевод НСА в электронный вид не получится. Поэтому необходимо доверять оцифровку только проверенным компаниям, доказавшим на деле свое умение обращаться с архивными фондами. А оценить бюджет можно, заказав бесплатную экспертизу.

Короткая ссылка на материал: //cnews.ru/link/a4431

Источник: https://scan.cnews.ru/articles/2016-01-21_kak_skanirovat_arhivy_i_otsifrovyvat_arhivnye_dokumenty

Интернет сайты в современном архивном деле

Реферат: Электронные архивы: отечественный опыт в оцифровке документов. Назарова Д.Д. Интернет-ресурсы как способ доступа к архивной информации

Во внедрении автоматизированных архивных технологий остро стоит проблема нехватки квалифицированных кадров. В этой связи хотелось бы отметить, что для отдельных видов информационных работ архиву не обязательно содержать в штате высококвалифицированных программистов. Сейчас в стране активно развивается рынок информационных услуг, в том числе и для архивов.

Появились коммерческие организации, готовые создавать архивное программное обеспечение, проводить массовую оцифровку документов и описей, разрабатывать архивные сайты, обслуживать технику и стандартное ПО.

Практика федеральных и региональных архивов свидетельствует о том, что услуги таких фирм – зачастую более реалистичный путь решения задачи, нежели попытки выполнить работу собственными силами.

Важной и далеко еще не полностью освоенной и оцененной архивистами сферой применения информационных технологий в архивном деле является сеть Интернет. Перед архивными сайтами открыты огромные возможности, которые неуклонно расширяются вместе с технологическим прогрессом.

Основные цели присутствия архивов в Интернете в самой сжатой форме выглядят следующим образом8:

  • предоставление общей справочной информации об архивных документах и архивах;
  • постоянное информирование об архивной деятельности;
  • содействие поиску архивных документов и получению архивных услуг;
  • взаимное информирование архивистов и обсуждение профессиональных архивных вопросов;
  • популяризация архивного дела, формирование позитивного имиджа архивов у граждан и общества.

За последние годы на архивных сайтах размещен огромный и разнообразный материал, в целом соответствующий сформулированным целям, растет интерактивное взаимодействие архивов с пользователями сайтов.

Процесс архивного сайтостроения только разворачивается, причем в трудных кадровых и финансовых условиях. В настоящее время представительство отрасли в сети выглядит так: отраслевой портал «Архивы России» (http://www.rusarchives.

ru); 6 сайтов федеральных архивов; всего лишь 34 сайта органов управления архивным делом и 26 сайтов региональных государственных архивов.

Здесь учтены только самостоятельные сайты, количество кратких страничек на сайтах вышестоящих и сторонних организаций как минимум удвоило бы приведенные цифры.

Однако все эти странички никак нельзя признать сколько-нибудь полноценным архивным представительством в Сети, они содержат лишь краткую справочную информацию, дополненную иногда текстом Положения об архиве или органе управления, в редких случаях также общим перечнем архивных услуг.

Можно ожидать, что в ближайшее время число архивных сайтов существенно возрастет. Стимулом должна послужить одобренная Распоряжением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 632-р «Концепция формирования в Российской Федерации электронного правительства до 2010 г.».

В документе под термином «электронное правительство» подразумевается «новая форма организации деятельности органов государственной власти, обеспечивающая за счет широкого применения информационно-коммуникационных технологий качественно новый уровень оперативности и удобства получения организациями и гражданами государственных услуг и информации о результатах деятельности государственных органов».

 Среди приоритетов Концепции – создание всеми органами власти самостоятельных сайтов и обеспечение через них доступ к ведомственным информационным системам. Применительно к архивной отрасли речь пойдет, несомненно, о широком открытом доступе к научно-справочному аппарату.

В этом направлении архивы ведут постоянную работу. На портале «Архивы России» размещены 115 справочников, на других архивных сайтах представлены еще 196 справочников различных типов и видов. Эти цифры, конечно, впечатляют, доступность НСА для пользователя расширяется – по сравнению с традиционными формами представления справочников.

Однако в современных условиях этого результата уже недостаточно. Проблема в том, что архивные справочники размещены на 42-х сайтах, то есть пользователь должен разыскать каждый сайт, на нем – НСА, и затем начать поиск документов.

В то же время современные интернет-технологии позволяют создать единый ресурс (физически находящийся на одном или на нескольких связанных сайтах) в унифицированном формате, с едиными правилами представления и поиска информации. Прототипом такого ресурса является база данных «Путеводители по российским архивам» (http://guides.rusarchives.

ru), размещенная на портале «Архивы России». Она содержит структурированную информацию 60 путеводителей по федеральным и региональным архивам общим объемом в 103 тыс. описаний фондов.

Еще одним чрезвычайно важным и перспективным технологическим свойством этого ресурса является то, что информационное наполнение этой базы данных доступно для поисковых машин Интернета. Отсюда и высокая востребованность ресурса пользователями – в среднем 1400 посещений в сутки.

2.2. Использования Интернет в работе архива

Сегодня в России наблюдается непрерывный рост интереса к системам электронного документооборота.

Будучи неразрывно связаны с процедурами управления организацией, документооборот и его автоматизация в значительной степени позволяют структурировать не только самоуправление, но и взаимоотношение с другими организациями, а также органами власти.

Жизненный цикл любых представляющих ценность документов компании, особенно средней или крупной, ни в коей мере не завершается этапом, когда все работы по документу уже выполнены, а руководство получило отчет о проделанной работе.

Многие из этих документов представляют определенную ценность как для самой компании, так и для ее сотрудников и общества в целом. Именно поэтому, после того, как нахождение документов в текущем делопроизводстве завершается, они должны быть переданы в ведомственный архив организации, где и должны будут находиться до истечения срока хранения либо утраты ценности9.

Потребность в автоматизации ведомственных архивов стала особенно острой с появлением систем электронного документооборота.

В соответствии с программой информатизации архивного дела, разработанной Росархивом и Федеральной Целевой Программой «Электронная Россия», предусматривается создание по всем основным процедурам работы архивов и интенсификацию внедрения информационных технологий в архивной отрасли через создание специализированных электронных справочных, правовых, методических и информационных комплексов.

Необходимо также отметить изменение определения документа, данное в Федеральном законе «Об архивном деле в РФ».

Исходя из этого основополагающего определения, документом сейчас называется любой носитель с зафиксированной на нем информацией, позволяющей и имеющий реквизиты, позволяющие его идентифицировать.

Это определение включило в понятие документа множество идентифицируемых носителей информации, таких как компакт-, DVD- и BD- диски.

Здесь следует остановиться на одной особенности. В последние годы во многих компаниях, особенно компаниях IT-сектора, понятие архивной системы несколько размылось. Зачастую под этим выражением понимаются и автоматизированные системы – документальные хранилища и отдельные программы-архиваторы, обеспечивающие упаковку файлов с уменьшением их размера.

В делопроизводстве ведомственным архивом называют структурное подразделение, осуществляющее хранение завершенных оперативным производством дел в соответствии с основными правилами работы архивов организаций.

Таким образом, архивная система должна также соответствовать перечисленным нормативным документам, а ее назначение должно быть тем же, что и у ведомственного архива – хранение завершенных производством дел.

Учитывая, что процедуры архивного дела, которые мы рассмотрим позднее, в значительной степени отличаются от процедур классического делопроизводства, все современные архивные системы условно можно разделить на две группы:

  • к первой группе можно отнести системы, являющиеся логическим продолжением систем электронного документооборота и получающие документы, объединенные в дела непосредственно из них.
  • ко второй группе относятся обособленные информационные системы, функционирующие отдельно от СЭД и вообще не требующие их наличия. Комплектация фонда такой системы происходит либо за счет процедур ретроконверсии (оцифровки дел), либо вообще не требует ввода документов, ограничиваясь заполнением регистрационно-контрольных карт.
  • Организация работы с электронными документами в больших объёмах требует сложных аппаратно-программных комплексов, которые должны обеспечивать не просто хранение миллионов документов, но и возможности доступа к ним и их эффективного использования и, в том числе через Интернет, и самое главное – обеспечение вечного хранения электронных документов и электронных образов документов. Сегодня на работы по оцифровке тратятся десятки и сотни миллионов рублей, и полученные результаты ни в коем случае не должны быть утеряны.

Кроме материально-технического обеспечения не менее важно наличие квалифицированного персонала, который был бы в состоянии обслуживать эти сложные аппаратно-программные комплексы, соблюдая все технологические требования. И это тоже большая проблема для архивов.

В заключение необходимо коротко остановится еще на трех вопросах.

Развитие информационных технологий, хранение и обработка оцифрованных материалов, приём электронных документов и главное – обеспечение их сохранности требует совершенно нового типа архивиста, хорошо владеющего информационными технологиями, умеющего обращаться с современной компьютерной техникой.

Поэтому внедрение современных технологий обязательно должно сопровождаться обучением сотрудников. Необходимо как повышение компьютерной грамотности всех архивистов, так и целевое обучение работе с внедряемыми программными комплексами.

Очень важно не забывать о средствах обеспечения безопасности документов и баз данных, защите от проникновения через Интернет, от несанкционированных действия пользователей читального зала, просто от ошибок сотрудников. Нельзя забывать, что электронные технологии, обеспечивая удобство работы, поиск и быстрый доступ, в то же время существенно повышают риск утраты больших массивов данных.

И, наконец, последнее по порядку, но не по значению. Информатизация – дело чрезвычайно затратное.

Для перехода архивов к современным технологиям нужны значительные инвестиции в оборудование, оснащение рабочих мест архивистов современной компьютерной техникой, создание локальных сетей с широкополосным выходом в Интернет, серверной инфраструктуры для работы с базами данных и электронными документами, образами документов.  

Заключение

В современных условиях нет необходимости говорить о месте и значимости автоматизированных информационных технологий для архивного дела. Отошли в прошлое дискуссии о направлениях и допустимых границах использования компьютеров, на повестке дня – обсуждение приоритетов в этой сфере, особенностей конкретных технологических решений, наиболее эффективных способах их использования.

Информационные технологии сегодня применяются во всех без исключения направлениях архивной деятельности, хотя и в разной степени.

Наиболее полно и результативно технологии используются в сфере научно-справочного аппарата и государственного учета, началось продвижение в области комплектования.

Определенные шаги сделаны также в той части сферы обеспечения сохранности архивных документов, которая связана с информацией о состоянии документов. Что касается использования, то сделано и делается немало, но впереди – необозримое поле деятельности.

Список литературы

  1. Автократов В. Н. Теоретические проблемы отечественного архивоведения / Сост., вступ. ст. Хорхордина Т. И. М.: РГГУ, 2001. – 395 с.
  2. Алексеева Е. В., Афанасьева Л. П., Бурова Е. М., Осичкина Г. А. Архивоведнические аспекты в делопроизводстве: организация документов и дел архивного фонда Российской федерации // Секретарское дело. – 2000. – №3.
  3. Алексеева Е. В. и др. Архивоведение – М.: ПрофОбрИздат, 2004. – 272 с.
  4. Алексеева Е. В. Организация документов и дел в пределах архивного фонда (фондирование) // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2004. – № 9.
  5. Афанасьева Л. П. Информационные технологии в архивах: комплектование и экспертиза ценности документов //Секретарское дело. – 2004. – № 2.
  6. Басакина Н. В. Организация подготовки и передачи на архивное хранение документов учреждений различных форм собственности // Секретарское дело. – 2000. – №3.
  7. Грум-Гржимайло Ю. В., Сергеева А. Г. Разработка автоматизированных архивных технологий // Информационное общество. – 2003. – № 4.
  8. Давыдов А. А., Первых М. И., Смирных Н. А. Информационные ресурсы архивного фонда // Информационный потенциал Орловской области: Сборник. Орел, 2005.
  9. Дороков С. Современные возможности экспертизы ценности и учёта электронных документов в организации // Отечественные архивы. – 2003. – № 5.
  10. Крайская З. В., Челлини Э. В. Архивоведение. – М.: Норма, 1996. – 224 с.
  11. Михайлов О. А. Электронные документы в архивах: проблемы приёма, обеспечения сохранности и использование. (Аналитический обзор зарубежного и отечественного опыта). М.: Диалог-МГУ, 2005.
  12. Михайлов О. А., Шапошников А. С., Медведева Г. А., Залаев Г. З., Пилинчук М. И. Автоматизированные архивные системы. (Аналитический обзор). – ГНС России, РНИЦКД.-2003.
  13. Тельчаров А. Д. Архивоведение. М.: Издательство ПРИОР, 2005. – 160 с.
  14. Технотронные документы – информационная база источниковедения и архивоведения / Под ред. Дюковой Г. – М.: Издательский центр РГГУ, 2011. – 320 с.
  15. Тихонов В. И., Юшин И. Ф.Современные концепции электронных архивов// Отечественные архивы. – 2004. – № 1.
  16. Тихонов В. И., Юшин И. Ф. Электронные архивы и электронный документооборот// Отечественные архивы. – 2004. – № 2.
  17. Ульянина Е. А., Якименко А. С. Архивоведение. Конспект лекций. – М.: Высшее образование, 2007. – 160 с.

Источник: https://www.myunivercity.ru/%D0%94%D0%B5%D0%BB%D0%BE%D0%BF%D1%80%D0%BE%D0%B8%D0%B7%D0%B2%D0%BE%D0%B4%D1%81%D1%82%D0%B2%D0%BE/%D0%98%D0%BD%D1%82%D0%B5%D1%80%D0%BD%D0%B5%D1%82_%D1%81%D0%B0%D0%B9%D1%82%D1%8B_%D0%B2_%D1%81%D0%BE%D0%B2%D1%80%D0%B5%D0%BC%D0%B5%D0%BD%D0%BD%D0%BE%D0%BC_%D0%B0%D1%80%D1%85%D0%B8%D0%B2%D0%BD%D0%BE%D0%BC_%D0%B4%D0%B5%D0%BB%D0%B5/47481_1276366_%D1%81%D1%82%D1%80%D0%B0%D0%BD%D0%B8%D1%86%D0%B03.html

Вопросы адвокату
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: