Маршрут движения внутренних документов. Порядок движения документов в организации. Быстрый расчет объема документооборота

Содержание
  1. Как рассчитать объем документооборота
  2. Расчет объема документооборота отвечает на вопросы:
  3. Правила расчета объема документооборота
  4. Формула для расчета документооборота
  5. Справка об объеме документооборота
  6. Организация документооборота на предприятии: его основные правила и этапы, цели и порядок действий
  7. Что такое документооборот
  8. Документооборот: определение
  9. Определение и назначение
  10. Как обеспечить оперативность движения документа оборота
  11. Как автоматизировать делопроизводство, деловые процедуры и документооборот на предприятии ?
  12. Основные категории пользователей систем автоматизации делопроизводства и документоборота
  13. Основные принципы документооборота
  14. Правила хранения документации
  15. Что такое документооборот? Объем документооборота, движение, учет и хранение документов
  16. Определение
  17. Формы
  18. Принципы
  19. Этапы
  20. Организация
  21. Учет
  22. Исполнение
  23. Электронный документооборот
  24. 6 правил ведения документооборота в организации
  25. Назначьте ответственного за прием и отправку документов
  26. Правило 1. Организуйте предварительную оценку входящей документации
  27. Правило 2. Присваивайте документам один рег. номер
  28. Правило 3. Регламентируйте процесс согласования документов
  29. Правило 4. Выделите типы документов, которые не нужно регистрировать
  30. Правило 5. Делегируйте право подписи
  31. Правило 6. Разделяйте документы на потоки

Как рассчитать объем документооборота

Маршрут движения внутренних документов. Порядок движения документов в организации. Быстрый расчет объема документооборота

Количество сотрудников, занятых в делопроизводстве, зависит от объема документооборота.

Подробнее об этом в статье как организовать делопроизводство>>

Как узнать достаточно ли одного сотрудника на участке или нужен помощник? Почему один задерживается каждый день, а другой уходит вовремя и успевает выпить 5 чашек кофе? Как понять кто действительно не успевает, а кто работает спустя рукава?

Чтобы ответить на эти вопросы, рассчитайте объем документооборота.

Если говорить просто, то документооборот — это входящие, исходящие и внутренние документы. То есть все документы, которые регистрируются в организации.

Чтобы рассчитать объем документооборота, посчитайте сколько документов проходит в каждом потоке за определенный период — месяц/год.

Статья про документооборот в организации>>

Расчет объема документооборота отвечает на вопросы:

  1. Сколько времени тратится на обработку и регистрацию документов.
  2. Сколько сотрудников должно быть задействовано в делопроизводстве.
  3. Как эффективно распределить нагрузку среди сотрудников службы делопроизводства.
  4. Сколько необходимо техники для работы с документами.
  5. Не пора ли внедрить СЭД.

Эти данные можно применить к каждому отделу в организации и оптимизировать документопотоки.

Например, объединить отделы или часть функций службы делопроизводства отдать в структурные подразделения.

Правила расчета объема документооборота

Расчет документооборота ведется по журналам регистрации в бумажном или электронном виде.

За единицу учета принимается экземпляр документа ー подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа.

Копии учитываются отдельно, чтобы узнать сколько бумаги, времени и трудозатрат уходит на копии.

Отдельно учитываются обращения, заявления, жалобы граждан. При этом они включаются в общий объем документооборота.

При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

Формула для расчета документооборота

Теперь по шагам. Предположим, мы хотим рассчитать объем документооборота за май. Открываем журнал входящих документов. Из последнего номера, зарегистрированного в мае, вычитаем первый номер входящего документа, зарегистрированного в мае. Например, последний зарегистрированный номер 654. Первый — 402 от 5.05. Вычитаем из 654 402. Получаем 252 входящих документов поступило в мае.

Таким образом рассчитываем каждый вид документа в отдельном журнале регистрации. Затем складываем по формуле.Желательно рассчитывать объем документооборота каждый месяц, чтобы в конце года не тратить на это много времени.

Если у вас есть СЭД, то она рассчитает все автоматически. Нужно будет выбрать месяц, выделить документы, а в строке поиска появится нужная цифра. И так в каждой базе.

Справка об объеме документооборота

Общество с ограниченной ответственностью «РостOK»
ООО «РостOK»

СПРАВКА
об объеме документооборотаза 2019 год

МесяцВходящиеИсходящие ВнутренниеКопии
Январь800750120210
Февраль95080010076
Март7406709857
Апрель83079015081
Итого за год1018279969342210

Справку подписывает начальник службы делопроизводства, затем ее направляют на ознакомление руководителю. После ознакомления подшивают в дело отчетов по делопроизводству.

Считайте правильно и успехов!

«,»author»:»ÐÐ²Ñ‚ор: Инна»,»date_published»:»2020-07-28T14:20:00.000Z»,»lead_image_url»:»https://2.bp.blogspot.com/-NHgIRbZT4No/XSBOMt9bB1I/AAAAAAAAEpY/vAQ3IV50aNgzj7BKbLCkyJ2nSFPoMtUxgCLcBGAs/w1200-h630-p-k-no-nu/%25D1%2584%25D0%25BE%25D1%2580%25D0%25BC%25D1%2583%25D0%25BB%25D0%25B0.jpg»,»dek»:null,»next_page_url»:null,»url»:»http://www.docdelo.ru/2019/07/kak-rasschitat-obem-documentooborota.html»,»domain»:»www.docdelo.ru»,»excerpt»:»Ð—ачем рассчитывать объем документооборота; как рассчитать объем документооборота правильно; формула расчета объема документооборота; справка о расчете объема документооборота на docdelo.ru»,»word_count»:407,»direction»:»ltr»,»total_pages»:1,»rendered_pages»:1}

Источник: http://www.docdelo.ru/2019/07/kak-rasschitat-obem-documentooborota.html

Организация документооборота на предприятии: его основные правила и этапы, цели и порядок действий

Маршрут движения внутренних документов. Порядок движения документов в организации. Быстрый расчет объема документооборота

Добавлено в закладки: 0

Что такое документооборот? Описание и определение понятия.

Документооборот – это 1) передвижение в организации всех документов с даты их создания (получения) до сдачи в дело, отправки, полного выполнения; 2) суммарное число внутренних, исходящих и входящих документов организации за некий период времени.

Документооборот делится на централизованный и уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот включается вся документация, подлежащая централизованной регистрации.

В документооборот уровня структурного подразделения включены документы, учитываемые только в структурных подразделениях.

Документооборо́т является деятельностью по организации передвижения документов на предприятии от момента их получения или создания до окончания выполнения: направления в архив или отправки из организации.

Документооборот — это передвижение документов с момента их получения или создания до окончания выполнения, сдачи или отправки в дело. Различают три главных потока документации:

  1. документы, которые создаются в организации и используются в управленческом процессе работниками организации (внутренние);
  2. документы, которые отправляются в другие организации (исходящие);
  3. документы, которые поступают из других организаций (входящие).

Документы, которые поступают в организацию, проходят:

  1. передачу на исполнение;
  2. предварительное рассмотрение;
  3. первичную обработку;
  4. рассмотрение руководством;
  5. регистрацию.

Что такое документооборот

Правильно организованный документооборот является залогом успеха любого бизнеса. Документ считается объектом, в котором содержится соответствующая информация. К документам относятся электронные файлы и бумажные носители. Для их систематизации необходимо знать, что такое документооборот, каким способом его организовать.

Процесс, включающий в себя составление и согласование, прием и передачу, отправку документов, относится к документообороту. Дадим краткое определение документооборота.

Документооборот — это движение бумажных или электронных носителей от момента составления до получения и отправки на хранение в архив.

Правильная организация этого процесса помогает обеспечить коммуникацию и информирование, необходима для формирования достоверной отчетности.

Подробнее в Системе Кадры

  • Как организовать документооборот в кадровой службе
  • Как составить номенклатуру дел в кадровой службе

Всю документацию подразделяют на следующие виды:

  • кадровую;
  • производственную;
  • административно-хозяйственную;
  • управленческую;
  • бухгалтерскую.

Указанные виды делят на три категории:

  • входящую — это материальные носители информации, которые поступают из внешней среды (например, от других фирм, от учреждений или иных инстанций);
  • исходящую — это носители, отправляемые за пределы организации;
  • внутреннюю — это материальные носители, которые создаются и остаются только в пределах одного конкретного предприятия.

Инструкция по делопроизводству (фрагмент). Организация документооборота

Документооборот: определение

Что такое документооборот — это создание, поток и организация хранения материальных носителей между подразделениями одной организации или между разными компаниями.

В современных условиях количество бумажных носителей стремительно сокращается. Многие организации перевели все документы в электронные файлы.

Однако по-прежнему некоторые предприятия применяют смешанную форму, совмещая бумажные и электронные материальные носители информации.

Приказ об утверждении форм организационных и распорядительных документов в организации

Определение и назначение

Документооборот — это процесс движения официальных бумаг, начинающийся в момент их получения или создания и завершающийся при отправке или исполнении.
Документы обеспечивают правильность и обоснованность принятия управленческих решений. Они сопровождают каждое действие компании.

Обеспечение функционирования процесса документооборота является одной из главнейших задач предприятия. Отсутствие организации, надлежащего хранения и обработки бумаг может сильно повредить работе фирмы.

Длительный поиск документов, утери, задержки при отправке и получении, дубликаты тормозят нормальный ход деятельности.

Если же компания имеет в составе удалённые структурные подразделения, то при необходимости установить правомерность некоторой операции работа фирмы может быть вовсе парализована.

Правильно организованный документооборот — неотъемлемая часть эффективного менеджмента. Без нормального функционирования этого процесса невозможно обеспечить финансовый и управленческий учёт.

Как обеспечить оперативность движения документа оборота

Документооборот: кратко о формах

Основным правилом, касающимся организации документооборота, служит его оптимизация. Необходимо максимально сократить все промежуточные «остановки», чтобы иметь возможность обеспечить оперативное движение документов. Для этих целей разработаны три основных формы организации документооборота:

  1. Централизованная
    — она предполагает сосредоточение всех видов документации в одном месте. Это может быть канцелярия, секретариат, кадровая служба. На такие отделы возлагают обязанности по регистрации, обработке, хранению материальных носителей информации.
  2. Децентрализованная
    — такая форма характеризуется тем, что все документы сосредоточены в нескольких структурных подразделениях, где с ними и проводятся необходимые операции. Эта форма уместна при наличии в организации нескольких структурных подразделений, которые удалены друг от друга территориально.
  3. Смешанная
    — форма совмещает в себе все характеристики двух предыдущих форм. В отдельных службах организации регистрируют, обрабатывают и хранят определенную документацию. При этом есть служба ДОУ (документационное обеспечение управления), через нее пропускают важные носители информации, предназначенные для руководства компании.

Подробнее в Системе Кадры

  • Как организовать кадровый документооборот в организации с обособленными подразделениями

Форму документооборота выбирают исходя из размера, структуры самой организации. Для небольших компаний подходит централизованная форма, всеми файлами и бумагами занимается определенный сотрудник.

При смешанных формах в крупных компаниях создают отдельную службу, которая занимается документооборотом. Децентрализованная форма подойдет тем организациям, в которых многочисленные структурные подразделения расположены удаленно.

В таком случае документы хранятся в нескольких офисах.

Роли участников документооборота и процессы, в которых они участвуют

Смотреть подсказку

Как автоматизировать делопроизводство, деловые процедуры и документооборот на предприятии ?

Это может показаться невероятным, но для автоматизации такого, казалось бы, простого предмета, как работа с документами, приходится использовать последние технологические достижения:

  1. системы управления базами данных;
  2. системы поиска документов и анализа текстов;
  3. системы сканирования и распознавания документов (печатных и рукописных);
  4. среду клиент-сервер;
  5. Internet/intranet.

Надо отметить, что в современном мире совсем немного разработчиков решений применяют сразу все эти технологии.

В результате пользователи часто получают эклектичные решения от разных производителей, а это существенно повышает стоимость покупки, внедрения и эксплуатации, а также снижает качество эксплуатируемой системы.

При выборе программы автоматизации делопроизводства и деловых процедур обращайте внимание на их качество и соответствие вашим задачам в отдельности и в качестве единого целого (т. е. интеграцию). Также необходимо учитывать позиционирование версий предлагаемых продуктов.

Основные категории пользователей систем автоматизации делопроизводства и документоборота

Особенностью российского компьютерного рынка является все более и более четкое его разделение на две большие области, одна из которых охватывает домашних пользователей и малые офисы (1-25 компьютеров), в то время как другая — корпоративных клиентов, средние и большие компании и учреждения (25 и более компьютеров).

Если домашние пользователи предпочитают устанавливать лучшие образцы программного обеспечения бесплатно, то средние и большие компании, в основном, озабочены повышением эффективности использования существующих компьютерных систем и готовы платить за продукты и связанные с ними услуги.

Понятно, что решение для домашних пользователей не должно быть дорогим и должно учитывать рост популярности работы в Internet в большей степени, чем проблемы делопроизводства.

Делопроизводственное решение для корпоративных пользователей обязано базироваться на современной методологии ведения делопроизводства в России, технологиях клиент-сервер, Internet/intranet, электронной почты, сканирования и распознавания бумажных документов, массового и оперативного ввода документов, поиска и извлечения документов, а также уметь использовать различные СУБД и быть легким в применении и администрировании.

К корпоративной системе автоматизации деловых процедур и документооборота предъявляются сходные требования: она должна базироваться на концепции «сотрудничества и обмена сообщениями», применять технологии электронной почты, клиент-сервер, Internet/intranet, планирования и регистрации событий, уметь работать с различными СУБД и быть простой в использовании и администрировании.

Основные принципы документооборота

Если в организации происходит несвоевременная доставка материальных носителей информации, действия по работе с бумагами или электронными файлами дублируются, осуществляется неправильная сортировка и не обеспечивается надежное хранение, это говорит о том, что документооборот осуществляется неправильно. Такие действия могут привести к нарушению работы всей организации. Поэтому необходимо изучить основные принципы обеспечения бесперебойной деятельности:

  • четкость: все электронные файлы и бумажные носители двигаются без различного рода препятствий в четко заданном направлении, для этого разрабатывают определенную схему движения;
  • непрерывность: этот принцип обозначает постоянное движение документопотока, поможет в этом равномерное распределение нагрузки на всех ответственных сотрудников;
  • ритмичность : то есть определение сроков обработки документации, для этого разрабатывают регламент регулирования документопотока;
  • параллельность : при которой одна и та же работа не выполняется несколькими сотрудниками.

Все указанные принципы являются самостоятельными, но в то же время взаимосвязаны между собой. При нарушении одного принципа разлаживается вся система.

Схемы потока документов в организации

Смотреть все схемы

Правила хранения документации

Минимальный срок хранения бухгалтерских документов составляет 5 лет (ст. 29 закона № 402-ФЗ). Конкретные сроки по категориям документации приведены в п. 4.1 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Пример

Источник: https://bogunskaia.ru/biznes-idei/dokumentooborot-eto.html

Что такое документооборот? Объем документооборота, движение, учет и хранение документов

Маршрут движения внутренних документов. Порядок движения документов в организации. Быстрый расчет объема документооборота

На каждом предприятии действует свой документооборот. При правильной его организации организация будет успешно развиваться. Причем это касается бумажного и электронного документооборота. Объем документооборота на предприятиях обычно большой, поэтому для соблюдения всех норм за данную сферу назначаются ответственные лица.

Определение

Что же такое документооборот, объем документооборота? Данный процесс предполагает составление, согласование, прием, передачу отправку документации. Также он определяется как движение от составления до получения или перемещения в архив документов.

Сами документы бывают:

1. Входящими – поступают от других учреждений.

2. Исходящими – отправляются за пределы фирмы.

3. Внутренними – создаются и остаются внутри компании.

Эти категории устанавливают документопотоки, обладающие разной направленностью – горизонтальной и вертикальной. Первая значит, что бумаги и электронные файлы осуществляют перемещение между подразделениями 1 уровня. Вторая соединяет подразделения различных уровней.

Нюансы документооборота и объем документооборота на предприятиях могут отличаться. В современных условиях бумажные носители были заменены электронными файлами. Но все же большинство компаний работают по смешанной системе.

Формы

Основным правилом, относящимся к организации документооборота, объема документооборота, считается оптимизация. Важно уменьшить промежуточные «остановки» для обеспечения оперативности движения бумаг.

Существует 3 формы организации документооборота:

1. Централизованная. Бумаги находятся в одном месте. Обычно для этого применяется секретариат или канцелярия. Данные отделы выполняют множество обязанностей, касающихся регистрации, обработки, хранения бумаг.

2. Децентрализованная. Бумаги сосредоточены в нескольких подразделениях, где выполняются нужные операции. Данная форма приемлема в той компании, в которой присутствует ни одно подразделение, и которые находятся на удаленном расстоянии.

3. Смешанная. Имеет характеристики прошлых видов.

Форму выбирают по размеру и структуре фирмы. К примеру, для маленькой компании нужна централизованная, где данной работой занимается секретарь-референт. В больших фирмах при смешанной форме создаются специальные службы, занимающиеся делопроизводством. Децентрализация актуальна там, где есть несколько офисов доя хранения бумаг.

Принципы

О неправильном выполнении документооборота свидетельствуют задержки, несоответствующая доставка бумаг. Это приводит к нарушению работы предприятия. Поэтому важно, чтобы процесс документооборота имеет следующие принципы:

1. Четкость. Означает, что у бумаг должно быть четкое направление без препятствий. Поэтому в компаниях нужно следовать определенной схеме движения.

2. Непрерывность. Должны обеспечиваться условия для постоянного движения документопотока.

3. Ритмичность. Без установления сроков обработки бумаг не будет бесперебойной работы фирмы. Регламент позволяет регулировать данную сферу.

4. Параллельность. Без этого принципа не будет оперативной и слаженной работы. Один и тот же процесс не выполняется несколькими участниками.

Хоть принципы являются самостоятельными, они взаимосвязаны друг с другом. Если даже один из них будет нарушен, происходит разлад системы.

Этапы

Порядок документооборота предполагает соблюдение всех его этапов. Их прохождение обеспечивает правильную работу любой организации. На предприятии должны действовать схемы документооборота. К этапам обработки относят:

1. Составление и проверку документации ответственным лицом.

2. Согласование сведений.

3. Подписание бумаг.

4. Регистрацию.

5. Выполнение заданий.

6. Оформление.

7. Уничтожение и отправку в архив.

Внешние бумаги имеют 2 потока: исходящий и входящий. Исходящая документация проходит:

1. Составление и проверку.

2. Согласование и подписание.

3. Регистрацию и снятие ксерокопий.

4. Отправку.

У входящей документации следующая схема документооборота:

1. Поступление, прием.

2. Рассмотрение, регистрация.

3. Направление на рассмотрение.

4. Исполнение.

5. Оформление отчета.

6. Перемещение в архив.

Организация

Для правильной организации документооборота созданы правила, выполнение которых позволит выполнять следующие принципы:

1. Минимизация числа служб, через которые проходят бумаги.

2. Уменьшение количества возвратов, то есть необходимо придерживаться последовательности обработки документов.

3. Перемещение и обработка по единым правилам.

С выполнением данных правил получится добиться основной цели делопроизводства – оперативности и эффективности. При беспорядке в этой сфере работа предприятия не будет качественной.

Учет

Объем документооборота выражается общим количеством документов, поступивших на предприятие и созданных ею за определенный период. Под данным термином предполагается число подлинников бумаг и обращений за конкретное время. Учитываются и копии документов, изготовленных техническими средствами.

Результаты подсчета оформляют в сводку, справку. Разработкой их форм занимается организация. Например, на каждом предприятии может действовать своя периодичность подсчета документооборота: за каждый месяц, неделю, год, квартал. Итоги объема используются в установке штатной численности и структуры делопроизводственной службы. Так выполняется учет документооборота.

Исполнение

Когда документ поступил в предприятие, должна быть поставлена соответствующая отметка. Ему присваивается порядковый номер и дата. Это может быть штамп. Потом бумаги, которые требуется зарегистрировать, вносят в специальную форму, например журнал.

Благодаря информационно-справочной система можно отыскивать документы по разным показателям. Поскольку там регистрируется срок, можно найти их по времени исполнения. Именно по этой информации осуществляется контроль исполнения бумаг. Выполняется это ответственным лицами, а в небольших компаниях – секретарем.

Ответственность за решение вопросов, указанных в документации, лежит на руководстве структурных подразделений. Контроль за сроками предполагает:

1. Фиксацию при регистрации документов.

2. Проверку бумаг.

3. Наполнение исполнителям об истечении сроков выполнения работ.

4. Внесение информации.

5. Информирование ответственных лиц.

6. Внесение данных об исполнении.

7. Оформление справок по контролю за исполнением.

Обязательно контролируются бумаги, которые требуют ответа и исполнения. Поскольку в распорядительной документации предметом контроля считаются находящиеся в ней решения, должен контролироваться каждый пункт.

В процессе деятельности любого предприятия оформляются документы, которые имеют научное, практическое значение. Многие из них включают сведения, нужные в решении определенной задачи. После того как информация использована, бумаги теряют свое значение. А некоторые могут сохранять значение много лет.

В зависимости от ценности информации бумаги хранятся:

1. Временно – до 10 лет.

2. Временно – от 10 лет.

3. Постоянно.

Второй и третий тип хранится 2 года в подразделениях. Потом они переходят в архив документов. Срок хранения не определяется от формы: электронной или бумажной. Обычный и электронный архив работают по единому принципу.

Электронный документооборот

В некоторых фирмах действует электронная обработка документов и обмена между получателями. Для этого создается на сервере база данных, где и находится вся информация. Доступ осуществляется с помощью браузера. Допускается доступ через интернет и по локальной сети.

Документацию загружают или сохраняют в конкретные папки, которые распределяются на основе иерархии. На создание, модифицирование, удаление имеют право лица, наделенные такими обязанностями. В остальных случаях это будут незаконные действия. Электронный архив создан для хранения электронных бумаг.

Организация работы с документацией является серьезной сферой на любом предприятии. Важно, чтобы она работала организованно и на основе установленных законом принципах. Только тогда обеспечивается слаженная деятельность фирмы.

Источник: https://FB.ru/article/370307/chto-takoe-dokumentooborot-obyem-dokumentooborota-dvijenie-uchet-i-hranenie-dokumentov

6 правил ведения документооборота в организации

Маршрут движения внутренних документов. Порядок движения документов в организации. Быстрый расчет объема документооборота

Как обеспечить контроль документов в любой точке: у контрагента, менеджера или в бухгалтерии, можно ли увеличить скорость получения документов руководителем или заинтересованными лицами без автоматизации, есть ли правила документооборота, которые помогут организовать поток документов самым оптимальным образом? Читайте ответы на эти и другие вопросы ниже.

Документооборот – это движение документов в организации и за ее пределами. Если вы хотите, чтобы документы проходили кратчайший путь в максимально возможные сроки без потери контроля, позаботьтесь о создании централизованной системы. В ней должен быть продуман весь путь документа, прописаны правила документооборота – от приема, до оформления и отправки.

Назначьте ответственного за прием и отправку документов

Все документы (те, которые попадают в компанию или отправляются любым способом – почта, факс) должны проходить через ответственного сотрудника либо подразделение.

Это поможет освободить других сотрудников от делопроизводственных операций (регистрация и учет документов), а также рутинных операций, которые отнимают драгоценное рабочее время (проверка, распечатывание конвертов, маркировка отправлений, переадресация в случае ошибки).

Дополнительным преимуществом станет обеспечение контроля всех входящих и исходящих потоков документов в одном подразделении с помощью конкретных правил организации документооборота учреждения. Наиболее важные из которых мы выделили ниже.

Правило 1. Организуйте предварительную оценку входящей документации

Выделите типы документов, которые необходимо передавать непосредственно руководителю (минуя его заместителей), и те, которые рассматривают другие компетентные лица. Ответственный сотрудник/подразделение сможет использовать эту информацию, чтобы грамотно распределять потоки документов.

Это поможет грамотно распределять потоки документов, выделять приоритетные, а также обеспечить быстрое попадание документов к ответственным лицам.  

Правило 2. Присваивайте документам один рег. номер

Любой документ (входящий и исходящий) должен регистрироваться в подразделении лишь 1 раз – когда поступает в него впервые. Если документ поступил в службу делопроизводства (секретариат), был зарегистрирован, и после рассмотрения ответственным лицом поступил в одно из подразделений, повторно регистрировать его не нужно.

Это поможет избежать путаницы и облегчить поиск документов внутри вашей организации.

Правило 3. Регламентируйте процесс согласования документов

Основные правила организации документооборота должны включать регламент по согласованию документов. Включите в него указание документов и должностных лиц, необходимых для согласования, сроки согласований.

Это поможет избежать ситуаций, когда документ теряет свою актуальность из-за слишком длительного процесса согласования.

Правило 4. Выделите типы документов, которые не нужно регистрировать

Обычно это приглашения, рекламные буклеты, открытки с поздравлениями и пр. Такие документы не должны занимать рабочее время сотрудников, и должны передаваться непосредственно получателю по наиболее короткому пути.

Правило 5. Делегируйте право подписи

Руководитель может назначить ответственных заместителей для согласования и подписания документов по различным направлениям.

Это поможет освободить рабочее время руководителя, повысить личную ответственность заместителей, а также значительно сократить срок движения документов в организации.

Правило 6. Разделяйте документы на потоки

Документы объединяются в потоки по их назначению и маршруту. Обычно в организации можно выделить 3 потока документов: «входящие», «исходящие» и «внутренние».

При необходимости можно добавлять дополнительные уровни к каждому потоку.

Например, если в организации есть филиалы или представительства, то «Входящие» документы могут быть –  от вышестоящих инстанций, из филиалов и представительств, от контрагентов.

Такая система поможет предварительно регламентировать путь для каждого типа документов и ускорить его в несколько раз.

Эти правила организации документооборота универсальны и применимы для работы в любой организации. Их можно (и нужно) расширять и дорабатывать если вы хотите наладить эффективную работу с документами в вашей организации.

Не забывайте также, что достойным помощником может стать автоматизация некоторых процессов, а именно – контроля наличия документов. Узнайте больше о решениях, разработанных на базе стандарта контроля документов по рекомендации налоговой службы.

Источник: http://scan-archive.ru/news/documentflow/6_pravil_vedeniya_dokumentooborota_v_organizatsii/

Вопросы адвокату
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: