Как подписывать документы исполнителю. Реквизит «Подпись»: для каких случаев он обязателен

Содержание
  1. Расшифровка подписи. Как правильно подписывать документы
  2. Юридическая значимость
  3. Состав реквизита
  4. Особенности оформления реквизита
  5. О личной подписи
  6. Подпись заместителя
  7. Когда документ подписывается несколькими лицами
  8. Недопустимость косой черты
  9. Федеральное законодательство
  10. Область применения и использования
  11. Как подписать документ электронной подписью?
  12. Что потребуется для подписания электронного документа?
  13. Для документов формата Word и Excel
  14. Для документов формата PDF
  15. Вариант 2. Установить отдельную программу для создания подписи
  16. Вариант 3. Воспользоваться веб-сервисами
  17. Сравнение программ для создания электронной подписи
  18. Реквизит «Подпись»: для каких случаев он обязателен
  19. Место имеет значение
  20. Внешний вид и содержание
  21. Факсимиле
  22. Подписи третьих лиц
  23. Как правильно в каком порядке ставить подпись число в конце заявления. Реквизит «Подпись»: для каких случаев он обязателен Как подписывать документы исполнителю
  24. Необходимость подписи
  25. У кого есть полномочия подписи?
  26. Ип один за всех
  27. Подпись по доверенности
  28. Кому подписать документ, если директор отсутствует?
  29. Подписывает И.О
  30. На месте директора — подпись исполняющего его обязанности
  31. На чем не может быть факсимиле?
  32. Как оформляется реквизит «подпись»
  33. Элементы подписи
  34. Расположение подписи
  35. ИОФ или ФИО?

Расшифровка подписи. Как правильно подписывать документы

Как подписывать документы исполнителю. Реквизит «Подпись»: для каких случаев он обязателен

В оформлении каждого документа большое значение играет подпись соответствующего должностного лица, руководителя, лица, обращающегося за помощью в государственные органы. В связи с этим особое значение приобретает расшифровка подписи. Стоит отметить, что данное понятие незнакомо многим гражданам нашего государства.

Юридическая значимость

Подпись на документе придаёт обычному листку бумаги юридическую значимость. Как правило, она располагается под основным текстом, и используется в качестве одного из обязательных реквизитов.

Если бы мы составляли рейтинг значимости всех необходимых атрибутов документа, то первое место, без сомнений, возглавила бы печать, подпись или иной удостоверяющий элемент.

Ведь именно несколько символов делают из простого листка бумаги юридически значимый документ.

В свете рассматриваемого вопроса необходимо рассмотреть такое понятие, как право подписи. Под ним понимаются полномочия всех должностных лиц, которые обладают возможностью лично или печатью удостоверять документ.

Обратите внимание, что подписывать и утверждать печатью юридически значимые бумаги может лишь соответствующее должностное лицо, полномочия которого прописаны в должностной инструкции.

Данные нормы, как правило, содержатся в должностных инструкциях соответствующих лиц, положениях организации и иных учредительных документах. Кроме того, начальник может выносить приказ о делегировании права подписи.

Подпись директора требует особого к себе внимания, так как данное должностное лицо является ключевой фигурой развития компании. Значимые символы невозможно перепечатать, нельзя оторвать от подписанного текста.

Состав реквизита

Как правило, изначально на документе ставится дата, подпись идёт далее, справа. Обратите внимание, что в состав этого реквизита входят следующие элементы:

  • Должность лица, подписавшего тот или иной документ. Обязательно должно быть указано наименование организации. Данное требование не обязательно, если текст располагается на бланке учреждения с соответствующими печатями.
  • Личная подпись, которая представляет собой изображение сокращённых инициалов личности.
  • Расшифровка подписи, которая подразумевает обозначение полных фамилии, имени, отчества.

Особенности оформления реквизита

В соответствии с правилами оформления документов, наименование должности пишется ближе к левому полю. Что касается самой расшифровки, то она обозначается на уровне последней строчки документа.

Если текст и реквизиты располагаются на бланке организации, то расшифровка подписи может располагаться и в верхней части. Если такая особенность присутствует, то внесение дополнительных разъяснений не требуется.

Колонка «Должность» начинается с заглавной буквы. Текст всегда должен заканчиваться точкой.

Даже если в документе располагается таблица, по окончанию текста всегда должна быть расшифровка подписи и наименование должности лица, которую важно указать строго в соответствии со штатным расписанием. Необходимо сделать соответствующие выписки.

В кадровом отделе находятся такие документы, как карточка подписей, штатное расписание, а также сведения, составляющие коммерческую тайну. Они носят особый внутренний гриф секретности по понятной причине.

Что касается наименования компании, то оно находится по центру относительно должности лица.

О личной подписи

Личная подпись оформляется в соответствии с пожеланием лица, подписывающего документ. Данный реквизит является своего рода паспортом на бумаге для каждого гражданина.

Существует такая точка зрения, что в настоящей подписи, оформленной по всем правилам, должна присутствовать первая буква имени и три последующих должны относиться к фамилии – так сказано в теории.

Однако на практике подобное положение не находит своего применения.

Многие граждане государства руководствуются тем, что завуалированную подпись подделать значительно сложнее. В связи с этим, должностные лица, особенно занимающие руководящие должности, стараются использовать как можно больше завитушек и округлых линий. Обращая внимание на проблему подделок подписи, многие забывают о том, что расшифровать подобные «шедевры» ещё сложнее.

Расшифровка подписи документа представляет собой полное раскрытие инициалов. Предъявление паспорта, конечно, не требуется, однако расшифровка должна осуществляться в строгом соответствии с именем и фамилией, указанными в нем. Это значит, что если в удостоверяющем документе присутствует буква «ё», то и при раскрытии Ф.И.О. она обязательно должна присутствовать.

Подпись заместителя

Особенно часто возникают проблемы с подписью многих заместителей. Причём вопросы касаются не только полного обозначения имени, но и расположения нескольких однотипных реквизитов.

  1. Должность руководителя организации пишется с маленькой буквы. Однако если вы поддерживаете корпоративную культуру компании, то писать руководящие должности с большой буквы вполне уместно.
  2. Сокращения не приветствуются в подобных документах, то есть не «зам.», а «заместитель».
  3. Избегайте принятых сокращений рабочих должностей. Так, старое, доброе «главбух» никем не приветствуется как из числа партнёров, так из числа проверяющих органов.

Когда документ подписывается несколькими лицами

Если документ подписывается несколькими должностными лицами, то их личные символы располагаются в одну колонку друг под другом. При оформлении документа в печатном виде используется полуторный межстрочный интервал.

Подписывают документы сначала те лица, которые располагаются на высшей ступеньке должностной лестницы, то есть удостоверение документа происходит сверху вниз. Если текст необходимо подписать должностными лицами, равными по должности, то их фамилии располагаются на одной строчке.

Точно также оформляется документ в том случае, когда договор подписывается несколькими партнёрами или сторонами, заключающими сделку.

Недопустимость косой черты

Если то должностное лицо, которое уполномочено подписывать документ, отсутствует, то его обязан подписать тот сотрудник, который официально исполняет его обязанности. При этом в обязательном порядке указывается его настоящая должность, в которой он работает, а также его фамилия, имя, отчество.

Иногда могут возникнуть экстренные ситуации. В таком случае, исправления можно внести как от руки, так и посредством использования компьютера. В противном случае, придётся переделывать документ с указанием фактической должности лица, исполняющего обязанности.

Недопустимо перед словом «Подпись» ставит предлог «За», и следом выводить косую черту. Подобное несоответствие легко оспаривается в судебных инстанциях.

Цифровая подпись – это сравнительно новый реквизит документа, который постепенно входит в жизнь как простого обывателя и рядового гражданина, так и внедряется в деятельность коммерческих и государственных организаций.

Данный реквизит позволяет исключить искажение информации электронного документа, а также позволяет определить привязанность к определённой личности.

За основу оформления электронной подписи берётся криптографическое преобразование информации.

Федеральное законодательство

На данный момент существует федеральный закон №63, которым регулируется цифровая подпись. Согласно вышеназванному нормативно-правовому акту, она представляет собой несколько видов:

  1. Простая электронная подпись.
  2. Неквалифицированная.
  3. Квалифицированная.

Простая подпись представляет собой набор кодов, паролей, а также перечня иных средств, существование которых может подтвердить определённое лицо.

Усиленная неквалифицированная подпись представляет собой результат преобразования информация в форме криптограммы. Характерной особенностью данного вида является использование ключа закрытого доступа. Существование данной формы необходимо не только для того, чтобы определить личность, подписавшую документ, но и для того, чтобы определить правомерность внесённых изменений.

Третий вид электронной подписи совпадает со всеми признаками, перечисленными выше. Здесь присутствуют особые элементы защиты, например, криптозащита, которая подвергается сертификации федеральной службы безопасности. Электронная подпись квалифицированная выдаётся только аккредитованными удостоверяющими центрами.

Область применения и использования

Электронная подпись является ключевым элементом электронного документооборота. Данная технология широко используется во внешнем и внутреннем обмене данных, в кадровой и законотворческой сфере, торгово-промышленной области и так далее.

Контролирующие органы удостоверяют проверку электронной подписью. Так как данная разработка стала широко распространена, налицо простота её использования. Сертификат электронной подписи, который выдаётся при её оформлении, придаёт юридическую значимость документам.

Любой гражданин государства имеет право на получение электронной подписи для того, чтобы воспользоваться перечнем государственных услуг, определённых на сайте.

С её помощью можно заверять документы, подавать заявления на оформление новых, а также получать соответствующие письма и уведомления. Благодаря предоставленной возможности, каждый пользователь, не выходя из дома, может заверить отправленное письмо.

Кроме того, с начала 2013 года был налажен выпуск электронных карт, где автоматически размещается электронная подпись.

Подобные разработки привнесли необходимый вклад в развитие общества. Теперь сотрудникам не приходится носиться с кипой бумаг, необходимых для подписи, а достаточно отправить документ электронным сообщением.

Источник: https://FB.ru/article/273699/rasshifrovka-podpisi-kak-pravilno-podpisyivat-dokumentyi

Как подписать документ электронной подписью?

Как подписывать документы исполнителю. Реквизит «Подпись»: для каких случаев он обязателен

Этот вопрос возникает, когда владельцу сертификата электронной подписи нужно подписать документ вне информационных систем, в которых уже встроены механизмы создания и проверки электронной подписи. Рассмотрим варианты, как подписать документ квалифицированной электронной подписью.

Что потребуется для подписания электронного документа?

  • Окончательная редакция документа, который необходимо подписать. После создания подписи в него нельзя будет внести изменения.
  • Действующий квалифицированный сертификат электронной подписи. В рамках российского законодательства квалифицированная электронная подпись — единственный вид подписи, который придает документу юридическую силу без дополнительных соглашений между сторонами электронного документооборота.
  • Средства электронной подписи. Технология электронной подписи подразумевает использование комплекса программных средств, которые владелец подписи устанавливает на свой компьютер. В Удостоверяющем центре СКБ Контур настройка компьютера для работы с электронной подписью проходит автоматически.
  • Программа для создания электронной подписи. Это могут быть плагины, отдельные программы или веб-сервисы.

Получить квалифицированную электронную подпись

Для документов формата Word и Excel

Чаще всего требуется подписать документ в формате Word:

  • трудовой или хозяйственный договор,
  • иск в арбитраж,
  • заявление в вуз и т.д.

Штатная функция пакета Microsoft Office «Подписать документ» не позволяет создать подпись, которая придает электронному документу юридическую силу. Чтобы создать такую подпись в Word или Excel, необходимо установить на свой компьютер специальный программный модуль, который добавит такую возможность, — например, КриптоПро Office Signature.

Это платная программа, использовать все возможности бесплатно можно только в тестовый период. После загрузки и установки плагина на компьютере можно подписывать документы по такому алгоритму:

  1. В главном меню документа выберите пункт «Сервис» и перейдите в «Параметры». В появившемся окне выберите вкладку «Безопасность» и нажмите кнопку «Цифровые подписи».

  2. В этом окне выберите нужный сертификат электронной подписи из тех, что установлены на компьютере.

  3. С его помощью создайте для документа электронную подпись: нажмите «Подписать» и введите пароль ключевого контейнера.

Что учесть при использовании плагина:

  • Алгоритм подписания отличается в разных версиях Word.
  • Если создать подпись в одной версии программы, а проверять ее в другой, результат проверки может быть некорректным.
  • Документ, подписанный с помощью КриптоПро Office Signature, можно открыть и проверить даже на компьютере, где эта программа не установлена.

Для документов формата PDF

Для создания и проверки электронной подписи в программах Adobe Acrobat, Adobe Reader и Adobe LiveCycle ES есть отдельный модуль КриптоПро PDF.

КриптоПро PDF прилагается бесплатно при совместном использовании с программой Adobe Reader. В остальных программах также есть тестовый период, по истечении которого нужно приобрести лицензию.

Прежде чем вставить электронную подпись в документе PDF, необходимо установить и настроить Acrobat Reader DC или Adobe Acrobat Pro для работы с программой КриптоПро PDF.

После настройки чтобы поставить подпись, выберете в меню документа пункт «Работа с сертификатами», затем нажмите «Подписание». Программа предложит выбрать нужную подпись, среди установленных и место в документе, где будет располагаться подпись. После этого можно завершить подписание документа.

Вариант 2. Установить отдельную программу для создания подписи

Чтобы подписывать документы любого формата (*rar, *.jpeg и *.png,*.ppt, видео, базы данных и т.д.), можно установить на компьютер специальную программу — например, КриптоАРМ.

У программы есть несколько версий, которые отличаются функциональностью. Базовой версией КриптоАРМ Старт с минимумом возможностей можно пользоваться бесплатно. У всех платных версий есть тестовый период, в течение которого будут доступны все возможности. Когда это время истечет, потребуется приобрести лицензию, чтобы продолжить пользоваться этой версией.

Подписать документ можно из главного окна программы или из контекстного меню файла. Алгоритм подписания отличается в зависимости от этих вариантов, но в любом случае выбирайте пункт «Подписать» и следуйте инструкциям. Программа предложит вам выбрать:

  • Количество файлов, которые нужно подписать: можно подписать несколько файлов или папку с документами.
  • Формат подписи: присоединенная или отсоединенная. В первом случае подпись будет встроена в файл, а во втором будет создана в отдельном файле с расширением *.sig.
  • Сертификат, которым нужно подписать документ.

Что учесть при использовании программы:

  • В бесплатной версии можно поставить только базовую КЭП (без проверки времени подписания документа и статуса сертификата). Но проверить можно и усовершенствованную подпись (со статусом сертификата и временем подписания документа).

Вариант 3. Воспользоваться веб-сервисами

Можно подписать документ любого формата, не устанавливая на компьютер специальных программ, — например, в веб-сервисе Контур.Крипто.

Это бесплатная программа, которая позволяет создать и проверить электронную подпись, зашифровать и расшифровать электронный файл. Можно подписать не только отдельный файл, но и пакет файлов или архивов. Можно создать подпись документа двумя и более лицами.

Работать в программе можно после регистрации и автоматической установки на компьютер программного обеспечения для криптографических операций. У программы интуитивно понятный интерфейс. Чтобы подписать электронный документ, необходимо:

  1. Загрузить в сервис документ, который необходимо подписать. Подписать можно файл любого формата до 100 Мб.

  2. Выбрать установленный на компьютере сертификат, которым будет подписан документ. Подписать документ в Контур.Крипто можно сертификатом, выпущенным любым удостоверяющим центром.

  3. Создать файл подписи. После того как вы нажмете кнопку «Подписать», сервис создаст папку с исходным документом и подпись с таким же именем и разрешением.sig. Папка сохранит файл и подпись для него на сервере. Эти документы можно скачать на компьютер пользователя.

  4. Послать документ получателю. Можно отправить файл и подпись для него прямо из сервиса. Адресат получит ссылку на документ, сохраненный в Контур.Крипто. Также можно скачать пакет документов на компьютер (исходный документ, файл подписи, сертификат и инструкцию по проверке подписи) и отправить через любой почтовик.

Что учесть при использовании Контур.Крипто:

  • В сервисе действует ограничение на вес документа: можно подписать документ до 100 Мб.
  • В сервисе можно создать только отсоединенную подпись.
  • Контур.Крипто работает только в операционной системе Microsoft Windows.
  • Проверить подпись, созданную в Контур.Крипто, можно в любой программе, которая работает с отсоединенными электронными подписями.

Подписать документ в Контур.Крипто

Сравнение программ для создания электронной подписи

  Плагины КриптоПроОтдельная программа КриптоАРМВеб-сервис Контур.КриптоСтоимостьФорматы документовСоподпись/ пакетная подписьМаксимальный вес файлаСоздание усовершенствованной подписьПрисоединенная/ отсоединеннаяФункции проверки, шифрования и расшифрования
ПлатныеБесплатна только базовая версия СтартВсе функции доступны бесплатно
Word и Excel, PDFВсеВсе
ЕстьЕстьЕсть
Без ограниченийБез ограниченийдо 100 Мб
ЕстьТолько в платных версияхЕсть
ЕстьПрисоединенная/ отсоединеннаяТолько отсоединенная
ЕстьТолько в платных версияхЕсть

Получить квалифицированную электронную подпись

К списку статей 5 «нельзя» для участников госзакупок Узнайте, как их избежать
в методичке от наших экспертов Получить методичку
5 «нельзя» для участников госзакупок

Оставьте электронную почту, чтобы получить методичку

Источник: https://ca.kontur.ru/articles/podpisanie-dokumenta-ehlektronnoj-podpisyu

Реквизит «Подпись»: для каких случаев он обязателен

Как подписывать документы исполнителю. Реквизит «Подпись»: для каких случаев он обязателен

Любая бумага становится официальным документом после того, как на ней появляется подпись. Этот реквизит имеет огромное значение в делопроизводстве и отчетности. Подпись может быть собственноручной и электронной, к ней применяются разные требования. Что входит в состав реквизита «Подпись» и как его правильно оформить в различных ситуациях, подскажет эта статья.

Казалось бы, в чем состоит сложность просто подписать документ? Если речь идет о типографском бланке какого-то отчета, так там вообще есть специальное поле для подписи.

Но нюансов на самом деле очень много, и реквизит «Подпись» требует серьезного и внимательного подхода. Ведь при неправильном применении могут возникнуть тяжелые юридические последствия.

Разберемся, как же правильно подписывать различные официальные документы.

Место имеет значение

Оформление реквизита «Подпись» всегда начинается с выбора правильного места для него. Обычно он всегда располагается под текстом, в самом конце бланка. Это связано с тем, что подписать бумагу означает удостоверить то, что в ней сказано. Вот типичный пример реквизита «Подпись», когда руководитель компании подписал официальное письмо к партнерам:

Обратите внимание, что для проставления подписи от текста нужно отступить 3 межстрочных интервала. Поскольку полномочия разных должностных лиц на подписание тех или иных документов отличаются, перед подписью принято указывать должность того, кто ее поставил. Должностные права и обязанности определяются учредительными документами, внутренними нормативными актами организации:

  • приказами;
  • положениями;
  • инструкциями.

Иногда автографов может быть несколько, тогда они располагаются одна под другой в соответствии с иерархией лиц, которые их поставили.

Интервал между такими автографами обычно составляет одну строчку. Если, например, договор или акт сверки подписывают должностные лица двух организаций, то их автографы со всеми сопутствующими данными располагаются на одной строчке по разным краям бланка. При этом сам автограф располагается на строчку ниже наименования должности вместе с расшифровкой.

Очень важно помнить, что подписывать нужно именно текст, поэтому отрывать его заверение от основного документа и располагать этот реквизит на отдельном листе категорически нельзя.

При недостатке места на другой лист переносится весь последний абзац написанного в бумаге. Страницы при этом должны быть пронумерованы.

От краев документа этот реквизит обычно расположен по центру, но в некоторых случаях (обычно в типографских бланках) может быть смещен к левому краю.

Внешний вид и содержание

К самой личной подписи никаких требований нет, и быть не может. Каждый человек подписывается так, как считает нужным и удобным. Конечно, в идеале в любой закорючке должны быть намеки на первые буквы фамилии и имени, но это необязательно.

Более того, обычно облеченные властью граждане стараются сделать свой автограф максимально индивидуальным и сложным, чтобы его было сложнее подделать. Ставить точку после автографа не нужно. А вот расшифровка должна соответствовать паспортным данным.

Особенно это касается таких взаимозаменяемых букв, как «е» и «ё».

Факсимиле

Если документов, которые требуют визы руководства, в организации много, то для таких «поточных» бумаг в крупных компаниях принято использовать факсимиле, то есть заменитель личного автографа.

Оттиск ставят на письмах и претензиях, а также внутренних документах.

Законодательно этот вопрос никак не урегулирован, поэтому желательно избегать проставления факсимиле на отчетах и договорах, то есть на тех бумагах, которые имеют важное юридическое значение.

Что касается документооборота по уже подписанному договору, то в силу статьи 160 ГК РФ, регламентирующей письменную форму заключения сделок, в случаях, предусмотренных законами, иными правовыми актами или соглашением сторон, разрешено использование факсимильного воспроизведения личной подписи с помощью средств механического или иного копирования. То есть нужно прописать такое условие в самом договоре. Иначе налоговики могут забраковать все подписанные таким способом документы для целей налогообложения.

Подписи третьих лиц

Иногда руководителя нет на месте, факсимиле использовать нельзя, а заверить какой-либо документ нужно срочно. Казалось бы, для таких целей у директора есть заместитель или даже несколько. Но вот правом подписи он может и не обладать, если это не прописано специально.

Если в таких документах, как трудовой договор или учредительные документы, не сказано о праве заместителя заверять официальные бумаги, отбывая в командировку или отпуск, директор должен делегировать это право отдельным приказом с указанием точной должности и персоналии.

При указании такой должности в бумагах перед автографом ее нельзя сокращать. Например, неправильным будет такой вариант:

Первый зам. директора ООО «ВЕСНА» ВАСИН Г.Д. Васин

Нужно писать только так:

Первый заместитель генерального директора ООО «ВЕСНА» ВАСИН Г.Д. Васин

Если в компании принято, то словосочетание «генеральный директор» можно указать с заглавной буквы. Допустимы оба варианта. Другие названия должностей при заверении официальных бумаг сокращать также не нужно.

Отдельно нужно отметить практику, которая сложилась в некоторых организациях. При отсутствии нужного человека, например директора, за него бумагу может подписать другое лицо, например секретарь, поставив свой личный автограф, а перед должностью поместив косую черту, примерно так:

/Генеральный директор ООО «ВЕСНА» ВАСИН С.П. Иванов

Но такая косая черта недопустима! Также нельзя использовать предлог «за» перед должностью. Подписывать имеет право только тот человек, данные которого указаны в бланке.

С подписью другого лица бумага будет недействительной. Более того, этот вариант не заверит ни один нотариус, и его можно легко оспорить в суде.

Поэтому таких ситуаций, а также исправлений этого важного реквизита желательно не допускать.

Источник: https://ppt.ru/art/rabota/rekvizit-podpis

Как правильно в каком порядке ставить подпись число в конце заявления. Реквизит «Подпись»: для каких случаев он обязателен Как подписывать документы исполнителю

Как подписывать документы исполнителю. Реквизит «Подпись»: для каких случаев он обязателен

Подпись удостоверяет подлинность документа и делает его действительным. Неправильная подпись может стать причиной оспаривания в суде и доставить много других неприятностей. Предпринимателям следует знать основные правила визирования документации, чтобы не попасть в неприятные ситуации, когда документ может быть признан не имеющим законной силы.

  • Кому принадлежит право ставить свою подпись на важной документации, и можно ли это право делегировать другим лицам?
  • Как разместить свою подпись в соответствии с правилами делопроизводства?
  • А если подписываться должны сразу несколько лиц?

Необходимость подписи

Вся хозяйственная жизнь организации сопровождается письменным документированием. Уставы, отчеты, декларации, договоры и другие документы имеют юридическую силу, если они совершены в письменной форме, а доказательством письменной формы является наличие на документах подписи сторон или ответственных лиц, имеющих необходимые полномочия.

У кого есть полномочия подписи?

Кто имеет право подписывать тот или иной документ, должно быть четко заявлено в соответствующих нормативных актах, в качестве которых могут выступать:

  • учредительные документы организации;
  • должностная инструкция;
  • локальные нормативные акты;
  • приказ;
  • распоряжение;
  • доверенность.

Абсолютным правом подписи (без доверенности или других специальных обоснований) обладает руководитель, то есть директор либо председатель правления. Его данные обязательно содержатся в госреестре (ЕГРЮЛ или ЕГРИП).

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Если руководитель при регистрации предприятия дает право подписи без доверенности наряду с собой другому лицу или лицам, эта информация также вносится в реестр.

Ип один за всех

Индивидуальный предприниматель, имеющий право выполнять и функции главного бухгалтера, может ставить свою подпись не только на документах, требующих директорской визы, но и расписываться в графе «главный бухгалтер», например, в товарно-транспортной накладной.

Подпись по доверенности

Доверенность – это письменный документ, которым делегируются те или иные полномочия. В нашем случае, это передача права ставить свою подпись. Такую может выдать только то лицо, которое обладает этим правом безоговорочно по учредительным данным, то есть, чаще всего, представитель руководства.

Формат доверенности и формат подписываемого документа должен совпадать. Например, если по доверенности будет подписана сделка, требующая заверения у нотариуса, то доверенность также должна быть нотариально удостоверена.

Если точно следовать правилам, то в документе обязательно должно быть указание на право подписанта выступать от имени организации: подпись на основании учредительных документов, приказа или распоряжения руководства, доверенности.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если доверенность выдается от имени юридического лица, то выдавать ее должен директор либо другое лицо, указанное в учредительных документах.

Кому подписать документ, если директор отсутствует?

Если лицо, обладающее абсолютным правом подписи, по какой-либо причине отсутствует на своем рабочем месте в момент необходимости подписи, такой вариант следует предусмотреть заранее. Возможны несколько способов разрешить такую ситуацию:

  1. Предусмотреть в учредительных документах возможность подписи для заместителя директора или другого должностного лица.
  2. Выдать доверенность на подпись уполномоченному лицу (можно сделать это сразу на длительный срок, например, на год).
  3. Издать приказ или распоряжение на право подписать конкретный документ (единоразовый вариант).
  4. Использовать в случаях, когда это не противоречит законодательству.

Подписывает И.О

Если документ подписывает временно исполняющий обязанности директора или его заместитель, право подписи делегируется ему на основании вышеперечисленных документов. При этом в самой подписи указание на «и.

о» ставить не нужно, по правилам ГОСТа требуется только наименование должности, которая у сотрудника, временно взявшего на себя обязанности руководства, осталась прежней. Ее и нужно указать при визировании документа.

Недопустимо также применение косой черты и употреблении предлога «за» перед подписью.

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Документы, подписанные исполняющим обязанности с нарушением оформления данного реквизита (с буквами «и.о», слэша или предлога «за») невозможно заверить нотариально, они могут быть оспорены судебным порядком.

На месте директора — подпись исполняющего его обязанности

Если в бланке на месте, предназначенном для подписи, стоит должность директора, а подписывает и.о., то нужно зачеркнуть напечатанную фразу и вписать наименование реальной должности подписывающего. Так же следует поступить, если напечатана фамилия и инициалы отсутствующего руководителя. Исправления делаются в рукописной форме.

На чем не может быть факсимиле?

Оттиск-образец подписи, который так легко передать любому сотруднику и потому очень удобно использовать, можно оставлять далеко не на всех документах. Законные основания запрещают ставить такую подпись, которая не требует «живого» участия уполномоченного лица, на следующих документах:

  • связанных с банковскими расчетами;
  • различных ведомостях;
  • кадровых бумагах;
  • декларациях;
  • счетах-фактурах;
  • кассовых документах;
  • договорах, которые нужно регистрировать;
  • доверенностях.

Можно оставлять факсимильную подпись при обмене документами в рамках одного договора, если:

  • в договоре, подписанном обычным образом, предусмотрена такая возможность;
  • между партнерами действует соглашение о применении клише-факсимиле.

Такими бумагами могут быть коммерческие предложения, письма, акты, спецификации и т.п.

Как оформляется реквизит «подпись»

Казалось бы, что может быть проще – поставить свою подпись? Между тем, это такой же серьезный реквизит, как и название организации и ее банковские атрибуты. Поэтому правильность его оформления должна совпадать с требованиями, предъявляемыми к делопроизводству.

Элементы подписи

Подпись как реквизит состоит из трех частей.

  1. Наименование должности должно быть указано в полной форме в соответствии со . Если подпись будет стоять не на официальном бланке, то к названию должности надо обязательно присовокупить и название организации. Пишется с большой буквы. Этот элемент расположен по левому краю документа.
  2. Личная подпись – то, что принято в обиходе называть росписью. К ней особых требований нет: это может быть как росчерк, так и фамилия с одним или несколькими инициалами. По негласным правилам, из росчерка должны быть понятны минимум одна буква из имени и три из фамилии.
  3. Расшифровка подписи – инициалы и фамилия. Она должна полностью совпадать с паспортными данными, вплоть до точек в букве ё, если они присутствуют в удостоверении личности. Размещается на уровне последней строки подписи.

Расположение подписи

Подпись неотделима от текста документа. Если текст заканчивается внизу страницы, то подпись не может быть перенесена на отдельный лист, если кроме нее другого текста на листе не будет. Принято переносить минимум последний абзац, при этом не забывать о правильной нумерации страниц.

Если предусмотрено несколько подписей, то они располагаются одна под другой в порядке убывания номенклатурной значимости должностей.

К СВЕДЕНИЮ! Если подписываются члены комиссии, то указывать нужно не их фактические должности, а их роль в составе комиссии («Председатель», «Член комиссии»). А вот располагать их требуется в порядке субординации.

ИОФ или ФИО?

Источник: https://tsenoanalizator.ru/kak-pravilno-v-kakom-poryadke-stavit-podpis-chislo-v-konce-zayavleniya/

Вопросы адвокату
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: