Документы

Содержание
  1. Все возможности Google Docs
  2. Правильный браузер для работы с Google Docs
  3. Полезные функции сервиса Google Docs
  4. Систематизация
  5. Структура документа
  6. Закладка
  7. Расширенный поиск
  8. Совместный доступ
  9. Документы
  10. Проведение документа
  11. Конструктор движений
  12. Формы документа
  13. Форма списка
  14. Форма документа
  15. Форма выбора
  16. Макеты документа
  17. Документ: основное понятие, виды и сроки хранения документов | Правоведус
  18. Основные функции документов
  19. Виды и классификация документов
  20. Какие бывают виды документов?
  21. 1. Современное делопроизводство: цели, задачи и основные принципы
  22. 2. Место делопроизводства в структуре управления
  23. 3. Государственная структура управления делопроизводством, документооборотом и архивами
  24. Документирование управленческой деятельности, виды и классификация документов
  25. 1. Общие понятия о документе
  26. 2. Классификация документов
  27. Основные виды документов
  28. Электронные документы
  29. Первичные бухгалтерские документы: перечень
  30. Обязательные реквизиты первичного документа
  31. Формы первичных документов
  32. Виды первичных документов
  33. Документы по учету торговых операций
  34. Документы по учету основных средств
  35. Кассовая первичка

Все возможности Google Docs

Документы

Анастасия Акимова, выпускница курса по основам вёрстки, специально для блога Нетологии написала статью о том, какие расширения и горячие клавиши упрощают использование сервиса. Статья участвует в конкурсе блога.

Google Docs — известный сервис для работы с документами, но часто его используют неэффективно. Некоторые считают, что ему достаточно базовых функций редактора. Другим не хватает времени, чтобы во всем разобраться.

Программа обучения: «Коммерческий копирайтинг: практика работы с текстом»

Правильный браузер для работы с Google Docs

Работать в Google Docs эффективнее через браузер Chrome. Только в нем есть плагины, которые упрощают использование этого сервиса. Установить их можно через интернет-магазин Google.

Вот некоторые из них.

Apps Launcher — добавляет сервисы Google в меню запуска. Щёлкните
по значку рядом с адресной строкой и в открывшемся меню выберите Google Docs.

Google Документы офлайн — позволяет создавать, редактировать и просматривать документы даже при отсутствии интернета. Все изменения сохраняются при следующем подключении к сети.

Откройте главную страницу Google Docs, щёлкните по значку в левом верхнем углу и выберите «Настройки>Офлайн-режим».

Если этот режим активировать в настройках браузера, то он появится во всех сервисах Google.

Office Online – позволяет редактировать документы Microsoft Word без лишних манипуляций. Просто перенесите их в окно редактора и работайте с ними.

После установки плагина, вам нужно войти в учётную запись Microsoft Word, для этого можно использовать логин и пароль от Skype. Если не хотите этого делать, то сохраните документ в совместимом формате и работайте уже с ним.

Полезные функции сервиса Google Docs

У Google Docs, как и у Google Диска, на котором он находится, много полезных функций. Рассмотрим некоторые.

Систематизация

Чтобы найти нужный документ, можно воспользоваться поиском в Google Диске. Если вы любите порядок в файлах, то вам понравятся папки. В них можно хранить документы отдельно по каждому проекту.

Чтобы изменить цвет папки, щелкните по ней правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите пункт «Изменить цвет».

Удобство систематизации в мобильности: теперь, заходя в Google Диск, вы сразу откроете нужную папку, и не нужно вчитываться в ее название.

Вернемся в Google Docs и рассмотрим те функции, что упрощают его использование.

Структура документа

Этот инструмент создаёт наглядную структуру документа, по которой можно быстро перейти к нужному месту.

Как это сделать? Откройте «Инструменты>Структура документа». В ней появятся ваши заголовки, если вы их правильно оформили. Если не видите их, добавьте вручную:

  • выделите заголовок;
  • нажмите «Обычный текст» (меню стилей);
  • выберите заголовок.

Готово! Вы добавили его в структуру.

Хорошо, вы оформили все заголовки, но в структуре не видно подзаголовков. Что делать? Тоже добавить вручную. Для этого:

  • выделите подзаголовок и примените к нему стиль: «Обычный текст»;
  • увеличьте шрифт подзаголовка, он должен быть больше, чем остальной текст;
  • примените к нему полужирное выделение.

Если хотите удалить из структуры заголовок или другой элемент, нажмите на крестик рядом с ним.

Структуру документа можно сделать оглавлением. Выберите место, куда вы хотите его вставить, нажмите «Вставка>Оглавление» и выберите вид: с номерами страниц или со ссылками.

Закладка

Она запоминает нужное вам место и создаёт на него ссылку. Её можно отправлять другим пользователям, так они сразу перейдут к нужному фрагменту текста.

Как это сделать? Откройте «Вставка>Закладка», у начала строки появится небольшой синий флажок.

На закладку можно ссылаться в тексте документа:

  • выберите место, куда хотите разместить ссылку;
  • нажмите пункт «Ссылка», вместо URL выберите одну из закладок в выпадающем меню;
  • введите текст.

Расширенный поиск

Эта функция позволяет искать информацию, не покидая страницу документа. Поиск осуществляется по вашим документам на Google Диске и в интернете.

Как это сделать? Есть несколько вариантов:

  1. Откройте «Инструменты>Расширенный поиск»;
  2. Примените комбинацию клавиш «Ctrl+Alt+Shift+I»;
  3. Щёлкните по значку поиска в правом углу страницы.

Если расширенный поиск применить к выделенной фразе, то сервис покажет, где она упоминается.

Нажав на кавычки возле источника, вы поставите в текст сноску на цитату.

Совместный доступ

Благодаря этой функции Google Docs стал популярен. С её помощью над документом могут работать несколько человек из любой точки мира. Для начала настройте к нему доступ.

Как это сделать? Откройте вкладку «Настройки доступа» и выберите режим доступа:

  • по ссылке — документ доступен для всех, у кого есть ссылка;
  • по приглашению — документ доступен для определённого числа аккаунтов Google, на их почту придёт оповещение;
  • для всех в Интернете — все пользователи могут просматривать документ, перейдя по ссылке. Вы можете разрешить редактирование. Для этого перейдите в настройки «Совместного доступа» и поставьте галочку «Включить (для всех в Интернете)».

Здесь же можно выбрать права доступа:

  • просматривать — только читать документ;

Источник: https://netology.ru/blog/vozmojnosti-google-docs

Документы

Документы

Документы — это прикладные объекты конфигурации. Они позволяют хранить в прикладном решении информацию о совершенных хозяйственных операциях или о событиях, произошедших в «жизни» предприятия вообще. Это могут быть, например, приходные накладные, приказы о приеме на работу, счета, платежные поручения и т. д.

Проведение документа

Важным свойством документа является возможность его проведения. Если документ проводится, то он может изменить состояние тех или иных учитываемых данных. Если же документ не является «проводимым» это значит, что событие, которое он отражает, не влияет на состояние учета, который ведется в данном прикладном решении.

Например, документ Поступление товаров и услуг при своем проведении может вносить изменения в состояние расчетов с поставщиками, в учет остатков товаров, в состояние заказов покупателей и другие учетные данные:

Для документа Коммерческое предложение контрагенту напротив, проведение может быть запрещено, потому что этот документ никак не влияет на состояние учета:

Конструктор движений

Алгоритм, на основании которого документ вносит те или иные изменения в состояние учетных данных при своем проведении, описывается средствами встроенного языка на этапе разработки прикладного решения. Система содержит конструктор движений, который помогает разработчику создавать алгоритмы проведения документа. Подробнее…

Формы документа

Для того чтобы пользователь мог просматривать и изменять данные, содержащиеся в документах, система поддерживает несколько форм представления документа. Система может автоматически генерировать все нужные формы документа. Наряду с этим разработчик имеет возможность создать собственные формы, которые система будет использовать вместо форм по умолчанию:

Форма списка

Для просмотра документов одного вида используется форма списка. Она позволяет выполнять навигацию по списку документов, задавать временной интервал отображаемых документов, добавлять, помечать на удаление и удалять документы. Форма списка позволяет выполнять сортировку и отбор отображаемой информации по нескольким критериям:

Форма документа

Для просмотра и изменения данных отдельных документов используется форма документа. Как правило, она представляет данные в удобном для восприятия и редактирования виде:

Форма выбора

Кроме этих двух форм для документа поддерживается форма выбора конкретных документов из списка.

Она, обычно, содержит минимальный набор информации, необходимой для выбора того или иного документа и может использоваться, например, при создании документа Поступление товаров и услуг, в котором должен быть указан заказ поставщику, на основании которого формируется поступление товаров.

Макеты документа

Документу могут быть сопоставлены несколько макетов, содержащих данные, необходимые для обеспечения работы документа:

Макеты могут использоваться для формирования печатных форм документа или для отображения дополнительной информации, имеющей отношение к документу:

Источник: https://v8.1c.ru/platforma/dokumenty/

Документ: основное понятие, виды и сроки хранения документов | Правоведус

Документы

В ГОСТе ИСО 15489-1-2007 понятие документа определено, как информация с реквизитами, зафиксированная на материальном носителе.

Наличие реквизитов дает возможность идентифицировать информацию, которая была создана и сохранена юридическим или физическим лицом на носителе с целью подтверждения деловой деятельности либо правовых обязательств.

В свою очередь, носитель информации представляет собой некий материальный объект, использующийся для сохранения языковой, изобразительной или звуковой информации. В качестве носителя может использоваться бумага, флэш-накопители, диски и другие современные технические средства.

Документ является обязательным элементом во внутренней организации работы любого предприятия, независимо от его правовой формы и вида деятельности. Как носитель информации, документ может служить основанием для принятия управленческих решений, материалом для проведения справочных работ, доказательством исполнения решений и другое. 

Отметим, что в управленческой деятельности документ является одновременно предметом и результатом труда, поскольку принятое решение записывается и закрепляется одним документом.

Автором документа может являться как физическое, так и юридическое лицо, создавшее информацию. Каждый документ может иметь юридическую силу, то есть способность, предоставленную действующим законодательством, порядком оформления и компетенцией органа, его выдавшего.

Юридическая сила документа обеспечивается определенными реквизитами, перечень которых установлен для каждого отдельного вида документов, и заключением.

Состав реквизитов, а также, последовательность, зоны и схемы их размещения на документе установлены государственным стандартом.

Основные функции документов

Все официальные документы могут исполнять сразу несколько функций, удовлетворяя определенные потребности граждан. Вместе с тем, функции документов подразделяются на: 

  1. Общие – информационная (создаются с целью сохранить информацию), социальные (создаются с целью удовлетворения социальных потребностей), коммуникативная (используются как средства связи между отдельными структурами, относящимися к одному объекту, в т.ч. фирме, предприятию, общественному учреждению и т.д. ) и культурная (создается в целях сохранения и передачи культурных традиций общества).
  2. Специфические – управленческая (документ создается как инструмент управления и включает в себя плановые, отчетные, организационные и другие виды документов), правовая (когда документ является средством изменения и закрепления правоотношений внутри общества, и, кроме того, выступает в качестве доказательной базы в судах), историческая (создается с целью сохранения в архиве исторических сведений, касающихся развития общества).

Виды и классификация документов

Вся документация классифицируется по определенным функциям, назначению и содержанию, а также степени доступности информации. Институтом документооборота определен ряд факторов, разделяющий документы на отдельные типы и виды. Документы, создающиеся в целях обслуживания сферы управления, классифицируются по следующим видам оснований: 

  • По-происхождению:
    • личного происхождения – документ, не относящийся к служебной деятельности (личная переписка, личные воспоминания и т.д.); создается в частной жизни человека;
    • официальные– документы, которые создаются физическим или юридическим лицом, с соблюдением установленного порядка к оформлению и удостоверению; к официальным документам относятся документы, удостоверяющие личность, подтверждающие образование, специальность, трудовой стаж и другое;
    • служебные – официальные управленческие документы, которые являются непосредственной составляющей частью текущей деятельности предприятия.
  • По способу документирования:
    • письменные документы, несущие информацию, зафиксированные любым видом письма;
    • текстовые документы, несущие в себе речевую информацию;
    • рукописные документы, содержащие информацию, написанную от руки;
    • машинописные документы, содержащие информацию, нанесенную с применением технических средств;
    • электронные документы, которые создаются и читаются посредством компьютера;
    • фотодокументы, созданные методом фотографирования;
    • документальная видеограмма представляет собой воспроизведение документа на экране электронно-лучевой трубки.
  • По отношению к аппарату управления:
    • внутренние руководящие документы, создаваемые и используемые для организации внутреннего документооборота организации;
    • входящая документация – документы, поступившие в организацию;
    • исходящая документация – документы, отправленные из организации.
  • По количеству затронутых вопросов:
    • простые документы, в содержании которых рассматривается один вопрос (письмо, заявление и т.д.);
    • сложные документы, в которых рассматривается одновременно несколько вопросов с привлечением нескольких должностных лиц и структурных подразделений (приказы, решения, протоколы собраний, инструкции и другое).
  • По ограничению доступа:
    • секретные документы, работа с которыми предполагает наличие специального разрешения; данный вид документов снабжается грифом секретности с особой пометкой;
    • для служебного пользования – документы, предназначенные для использования сотрудниками определенной организации; документы имеют пометку и гриф «для служебного пользования».
  • По способу изложения текста:
    • индивидуальные документы, содержащие информацию в виде связанного литературного текста; такой вид документов может быть посвящен одному или нескольким вопросам, касающимся определенной задачи управления;
    • трафаретные документы, в содержании которых используются стандартные фразы и пропуски для заполнения меняющейся информацией (анкеты, справки); как правило, такой вид документов печатается на бланках, в которых содержится постоянная информация и переменная, которая вписывается от руки;
    • типовые документы, содержащие информацию для документирования однотипных ситуаций (инструкции, договоры, письма); типовой текст, содержащийся в данном виде документа, является основой для создания в последующем аналогичных текстов.
  • По степени подлинности:
    • подлинник (оригинал) официального документа – первый экземпляр, обладающий юридической силой; подлинный экземпляр имеет собственноручную подпись должностного лица, оттиск печати, гриф утверждения, и кроме того, данный документ должен содержать сведения, которые подтверждают его достоверность (дата и место создания, данные автора);
    • копия документа – экземпляр, содержащий информацию подлинника, но не имеющий юридической силы; для придания копии документа юр.силы необходимо проставление необходимых реквизитов и нотариального удостоверения;
    • дубликаты – повторный экземпляр оригинального экземпляра документа (подлинника), обладающий юридической силой; сопровождается отметкой «дубликат».
  • По срокам хранения:
    • документы долговременного хранения (хранятся свыше 10 лет);
    • документы временного хранения (хранятся менее 10 лет);
    • документы постоянного хранения.

Сроки хранения каждого отдельного вида документов определены требованиями Федеральной архивной службы и закреплены в перечнях документов, содержащих информацию по срокам их хранения.

  • По способу передачи документы делятся на: письма; телеграммы и телефонограммы; электронные сообщения; факсограммы.
  • По срокам исполнения документы делятся на: срочные, второстепенные, итоговые и периодичные.
  • По функциональному признаку документы подразделяются на: требующие ответа (запросы, предложения, рекламация) и не требующие ответа (сопроводительные письма, подтверждения, напоминания, предупреждения).
  • По фактору доступности документы бывают: открытого пользования, ограниченного доступа и носящие конфиденциальный характер.

Источник: https://PravoVedus.ru/library/doc/dokument-osnovnoe-ponyatie-vidyi-i-sroki-hraneniya-dokumentov/

Какие бывают виды документов?

Документы

Классификация и виды документов

1. Современное делопроизводство: цели, задачи и основные принципы

Делопроизводство – вид управленческой деятельности, охватывающий процесс создания документов и организацию работы с ними.

Цели делопроизводства:

  • создание текстовых документов в сфере управления (фиксирование информации);
  • организация работы с документами (создание условий, обеспечивающих движение, поиск, хранение документов в процессе делопроизводства).

Информационные связи организации могут осуществляться письменными и устными средствами.

К средствам письменной (документированной) связи относятся:

  • деловые письма, договоры, соглашения;
  • доклады, отчеты;
  • телеграммы, факсы, телефонограммы и др.;

Устная связь осуществляется при помощи:

  • устных переговоров, совещаний;
  • телефонных переговоров;
  • переговорных устройств и громкоговорящей связи;
  • телеконференций и т.п.

Большая часть информации, используемая для управления, фиксируется в различных документах. Составной частью управления любой организации является делопроизводство, которое означает организацию информационного сопровождения дел.

цель делопроизводства – информационное обеспечение управления организацией или документационное обеспечение управления (ДОУ).

Из главной цели делопроизводства вытекают основные задачи:

  • создание документов, т.е. фиксация их на каком-либо носителе (бумажном, электронном и др.);
  • регистрация документов;
  • передача документов для их последующего исполнения или принятия по ним решения;
  • передача документов для их последующего решения;
  • систематизация документооборота в организации.

Достижения в науке, быстрый рост производства требуют изменений в сфере управления. С целью повышения эффективности управления совершенствуется делопроизводство. Современное делопроизводство характеризуется внедрением в процесс работы с документами компьютерной, организационной техники (модемов, факсов, множительной и сканирующей техники), телекоммуникационных технологий, интернета.

Основными принципами современного делопроизводства являются:

  • оперативность в составлении и прохождении документов;
  • высокое качество документов;
  • оптимальность документооборота (целесообразность документов, недопустимость их дублирования, волокиты при прохождении и т.п.);
  • применение безбумажных технологий обмена информацией.

Реализации этих принципов в управлении способствуют организационные меры:

  • оптимальное распределение обязанностей между сотрудниками;
  • оснащение рабочих мест компьютерами и оргтехникой;
  • создание компьютерных сетей и сетевых технологий;
  • применение специализированного программного обеспечения.

2. Место делопроизводства в структуре управления

Процесс управления состоит из сравнительно небольшого числа сложных логических или творческих операций – оценки ситуации, прогнозирования, планирования и принятия решений. Значительно большее количество составляют технические операции и действия по составлению, согласованию, регистрации, контролю исполнения подготовленных документов.

Делопроизводство представляет собой часть технологии управления и обработки документов.

Процесс труда с документами можно подразделить на технические (делопроизводственные), логические и творческие операции:

  • к техническим относится обработка поступающей документации: вскрытие конвертов, регистрация, печатание документов, перемещение документа, контроль исполнения, подписание документов и др.;
  • логические – включают ознакомление с документом, подбор необходимой информации, проведение необходимых подсчетов, согласование, визирование, контроль и др.;
  • творческие – определяют специфику труда руководителя, состоят из определения состава оптимального решения, документирования принятого решения и пр.

Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдения установленных правил и порядка работы с документами в организации, их сохранность возлагаются на руководителя организации. Приказом руководителя назначаются ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях.

Работники должны быть ознакомлены с установленным порядком работы с документами в организации, изложенными в инструкции по делопроизводству. Работники несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов.

3. Государственная структура управления делопроизводством, документооборотом и архивами

Управление делопроизводством, бумажным и электронным документооборотом осуществляет Государственный комитет по архивам и делопроизводству.

Организация и осуществление государственного надзора за выполнением требований законодательства по архивному делу в части организации хранения и обеспечения сохранности документов, ведению делопроизводства в организациях предприятиях всех форм собственности осуществляет Государственная инспекция архивов и делопроизводства.

Документирование управленческой деятельности, виды и классификация документов

Вопросы:

  1. Общие понятия о документе.
  2. Классификация документов.
  3. Основные виды документов.
  4. Электронные документы.

1. Общие понятия о документе

Документ – это материальный носитель с зафиксиронной на ней информацией. В качестве носителя может быть бумага, фото- и кинопленка, электромагнитные носители и др.

Деятельность организаций характеризует совокупность документов, составляющих систему документации, в том числе систему организационно-распорядительной документации (далее ОРД).

Документы служат основанием для принятия решений, справочно-информационной работы, учета, средством общения между организациями, организациями и гражданами, способом доказательства, т.к. имеют юридическую силу.

2. Классификация документов

Классификация документов – это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия, их унификации. Классификация документов приведена в Приложении А.

Документы классифицируются по следующим признакам:

1) Служебные и личные.

Личные – документы, созданные отдельными гражданами (заявления, резюме, автобиография и др.).

Служебные документы исходят от имени предприятий, организаций или представляющих их должностных лиц. Служебные документы включают в себя три группы ОРД:

  1. организационные – устав и структура предприятия, положения о структурных подразделениях предприятия, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции работников;
  2. распорядительные – указы, постановления, решения, приказы, указания, распоряжения;
  3. справочноинформационные – акты, письма, докладные и объяснительные записки, справки и др.

Классификации видов документов:

  1. По содержанию документы подразделяются на организационно-распорядительные, по личному составу, финансово-расчетные и т.д.
  2. По способу фиксации информации документы делятся на письменные, графические, фото- и кинодокументы, электромагнитные.
  3. По наименованию – приказы, письма, инструкции и т.п.
  4. По видам документов: типовые, примерные, трафаретные.

Типовые документы разрабатываются вышестоящими органами для подведомственных организаций и носят обязательный характер.

Примерные документы разрабатываются вышестоящими органами, но носят рекомендательный характер. На их основании разрабатываются документы для внутреннего пользования в организации.

Трафаретные документы изготавливаются типографским способом и содержат постоянную часть, отпечатанную типографским способом и переменную – заполняемую составителем. Например, личный листок по учету кадров.

2) По стадиям создания документы подразделяются на подлинники (оригиналы) и копии (отпуск, дубликат, выписка).

Подлинники – первоначальный документ, содержащий исходную информацию и надлежащим образом оформленный.

Копия – документ, точно повторяющий оригинал. В правом верхнем углу поля проставляется слово «копия» и заверяется соответствующим образом.

Различают разновидности копий:

Отпуск – полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя, изготавливаемая одновременно с подлинником на обычном листе бумаги и заверенная соответствующим образом.

Дубликат – второй экземпляр документа, выданный в замен подлинника, в связи с его утратой. Дубликат и подлинник имеют одинаковую юридическую силу.

Выписка из документа – копия части документа.

3) По срокам хранения документы подразделяются на три основных группы:

  1. постоянного срока хранения;
  2. долговременного (свыше 10 лет);
  3. временного (до 10 лет).

Классификация документов производится на этапе группировки их в дела.

Дело – это совокупность документов по одному вопросу, помещенные в твердую обложку, оформленную соответствующим образом.

Основные виды документов

В управленческой деятельности организаций наиболее часто применяются следующие виды документов:

  1. Приказ – правовой акт, издаваемый в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией.
  2. Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем в целях решения оперативных вопросов касающихся узкого круга должностных лиц.
  3. Указание – правовой акт, издаваемый организацией по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, информационно-методического характера.
  4. Протокол – документ фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
  5. Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов на бумажном носителе и пересылаемых по почте.
  6. Справка – документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий.
  7. Докладная записка – документ, содержащий обстоятельное изложение какой-либо информации, с выводами и предложениями составителя.
  8. Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, проекта, отчета) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.
  9. План – документ, устанавливающий точный перечень намечаемых к выполнению мероприятий или работ, их последовательность, сроки, объем и конкретных исполнителей.
  10. Отчет – документ, содержащий сведения о выполнении плана, задания, поручений и мероприятий организации или должностному лицу.

Перечень наиболее употребляемых в управленческой деятельности видов документов приведен в Приложении Б. Требование к документам, наиболее часто встречающимся в делопроизводстве, будут изучаться в процессе изучения дисциплины.

Электронные документы

Под электронным документом понимается форма представления информации, выполненная на компьютере и зафиксированная на магнитном носителе (магнитный диск, дискета, флешка). Все экземпляры электронного документа являются оригиналами и имеют одинаковую юридическую силу.

Электронный документ подписывается электронной цифровой подписью должностного лица. Электронная цифровая подпись – набор символов, вырабатываемый средствами электронной цифровой подписи и принадлежащая конкретному лицу.

Открытый ключ проверки подписи – набор символов доступный для заинтересованных лиц и используемый при проверке достоверности электронной цифровой подписи.

В случае, когда создаются документ на бумажном носителе и электронный документ идентичные по содержанию, оба документа признаются самостоятельными документами.

Государственные органы и юридические лица, а также физические лица, в функции которых входит работа с электронными документами, обязаны обеспечивать необходимые меры ее защиты.

Переход на электронный документооборот обеспечивает значительную экономию финансовых и материальных средств, времени. В настоящее время применяется в области финансовой и статической отчетности, декларировании и других сферах.

Источник: https://xn--80aacenrmb1f7d9a.xn--p1ai/%D0%BF%D0%BE%D1%81%D1%82/%D0%BA%D0%B0%D0%BA%D0%B8%D0%B5_%D0%B1%D1%8B%D0%B2%D0%B0%D1%8E%D1%82_%D0%B2%D0%B8%D0%B4%D1%8B_%D0%B4%D0%BE%D0%BA%D1%83%D0%BC%D0%B5%D0%BD%D1%82%D0%BE%D0%B2

Первичные бухгалтерские документы: перечень

Документы

Основные формы первичных документов специалисты могут найти в альбомах унифицированных форм, утвержденных постановлениями Госкомстата РФ. Приведем самые распространенные.

На предприятии каждый день совершаются десятки операций. Бухгалтеры отправляют деньги контрагентам, фондам и учредителям, начисляют зарплату, приходуют компьютеры и мебель, начисляют пени, считают амортизацию и т.п. На каждую такую операцию необходимо оформить первичный документ (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее Закон № 402-ФЗ).

Первичный документ создают в момент совершения операции либо по ее окончании как подтверждение факта операции (п. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). На основании первички бухгалтеры составляют проводки.

Накладная, акт на оказание услуг по созданию сайта, бухгалтерская справка — все это первичные документы, которые бухгалтеры используют в повседневной работе.

Видов первички очень много, и ее разнообразие зависит от особенностей деятельности компании.

Например, в транспортной компании одним из основных видов первичной документации будет транспортная накладная, а в библиотеке — акт списания литературы.

Первичные документы полагается хранить на предприятии минимум пять лет, при этом срок начинают отсчитывать после отчетного года (п. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ). То есть документ, датированный 03.07.

2016, нужно хранить как минимум до 2021 года включительно. Отдельные сроки хранения первички установлены Перечнем, утвержденным Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558.

Для сохранности бухгалтерских документов на предприятии часто создают специальные архивы.

Первичка может быть бумажной или электронной. На практике все больше и больше компаний применяют электронный документооборот (ЭДО). В частности, компании обмениваются договорами, счетами на оплату, актами, накладными и счетами-фактурами.

ЭДО значительно упрощает процедуру обработки первичных документов с момента их создания до момента учета, ускоряет работу между контрагентами. Большой плюс — электронные документы не нужно распечатывать, если это не противоречит законодательству или условиям договора (п. 6 ст. 9 Закона № 402).

Электронный документ заверяют квалифицированной электронной подписью. Если стороны примут соответствующее решение, первичку можно подписывать простой или неквалифицированной подписью (письмо Департамента налоговой и таможенной политики Минфина России от 12 сентября 2016 г. № 03-03-06/2/53176).

Отправляйте первичные бухгалтерские документы через Диадок бесплатно! Подключайтесь к акции «Безлимит на 2 месяца».

Попробовать

Отсутствие в фирме первичных документов может повлечь за собой серьезный штраф от 10 000 до 30 000 рублей (ст. 120 НК РФ). Налоговики также выпишут штраф и за ошибки в оформлении.

Кроме того, лица, ответственные за оформление документов, могут быть оштрафованы по статье 15.11 КоАП РФ на сумму от 2 000 до 3 000 рублей.

Есть и другая опасность: если при проверке налоговики не найдут нужного документа, они могут убрать из налогооблагаемой базы часть расходов, следовательно, компании придется доплачивать налог на прибыль.

Обязательные реквизиты первичного документа

Юридическую силу имеет только первичный документ со всеми обязательными реквизитами (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ):

  1. название (например, «Акт оказанных услуг», «Платежное поручение», «Бухгалтерская справка»);
  2. дата составления;
  3. наименование составителя документа (например, ОАО «СКБ «Контур», ООО «Союз», ИП Иванова Е.В.);
  4. содержание документа или хозяйственной операции (например, «Услуги доступа в интернет», «Переданы материалы в переработку», «Оплата по счету за канцтовары», «Начислены проценты по договору займа»);
  5. натуральные и денежные показатели (штуки, метры, рубли и т.п.);
  6. должности ответственных (например, «Бухгалтер», «Кладовщик», «Менеджер по кадрам», «Начальник отдела сбыта» и т.д.);
  7. личные подписи сторон.

Правильно оформленный документ поможет при необходимости в судебных разбирательствах, например, когда покупатель не платит долг или пытается признать сделку недействительной.

А вот документ с ошибками или фиктивными подписями может сыграть злую шутку — поэтому никогда не стоит расписываться за поставщика, если он вдруг забыл поставить подпись.

Бережно храните всю первичку и всегда внимательно проверяйте все реквизиты во входящих документах.

До сих пор на практике можно столкнуться с претензиями клиентов по поводу отсутствия печати. Напомним, что с 07.04.2015 для большей части организаций печать отменена и использовать ее можно по желанию (Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ).

Сведения о наличии печати у организации должны быть прописаны в уставе.

Если контрагент настойчиво требует поставить печать, а у вас ее нет на законных основаниях, можно письменно уведомить контрагента о ее отсутствии и дать выписку из учетной политики.

Формы первичных документов

В работе можно применять унифицированные и собственные формы первичных документов (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). При этом самодельная первичка должна иметь все обязательные реквизиты. Многие компании вынуждены разрабатывать свой вариант акта списания материалов, так как унифицированной формы документа не существует.

Допустимо применение комбинированной формы первичного документа, когда за основу берут унифицированную и дополняют необходимыми графами или строчками. При этом все обязательные реквизиты нужно сохранить (Постановление Госкомстата РФ от 24.03.99 № 20).

Выбор компании относительно используемых форм первички нужно прописать в учетной политике.

В процессе деятельности может возникнуть потребность в новых первичных документах, тогда их можно разработать и утвердить учетной политикой.

Обратите внимание! Поскольку ваш контрагент также может применять самостоятельно разработанную первичку, в учетной политике необходимо указать, что эти документы вы также принимаете к учету.

Для большей части документов вы вправе не применять унифицированные формы, но кассовые операции следует оформлять лишь по утвержденным формам документов (информация Минфина РФ № ПЗ-10/2012).

Виды первичных документов

Основные формы первичных документов специалисты могут найти в альбомах унифицированных форм, утвержденных постановлениями Госкомстата РФ. Приведем самые распространенные.

Документы по учету торговых операций

  • ТОРГ-12;
  • Товарный ярлык;
  • Универсальный передаточный документ.

Документы по учету основных средств

  • ОС-1 «Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)»;
  • ОС-4 «Акт о списании основных средств»;
  • ОС-6 «Инвентарная карточка учета объекта основных средств».

Кассовая первичка

Кассовые операции оформляют исключительно в соответствии с Порядком ведения кассовых операций (Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Нельзя, к примеру, оформить «расходник» в свободной форме или разработать свой вариант.

Формы первичных кассовых документов утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88:

  • КО-1 «Приходный кассовый ордер»;
  • КО-2 «Расходный кассовый ордер»;
  • КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов»;
  • КО-4 «Кассовая книга»;
  • КО-5 «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств».

Кассовые документы нужно проверять очень скрупулезно, ведь такая первичка напрямую связана с движением наличных денег и всегда привлекает внимание проверяющих органов.

Например, налоговики точно обратят внимание на ПКО, в котором сумма превышает 100 000 рублей. А все потому, что наличкой с одним контрагентом нельзя рассчитываться в сумме, превышающей 100 000 рублей.

Отсутствие подписей в кассовых документах также станет причиной для разбирательств с ФНС.

Давайте подытожим. Итак, первичные документы — неотъемлемая часть бухгалтерского и налогового учета. Нельзя проводить операции без подтверждающих документов. Часто бухгалтеры формируют проводки в учете на основании копии или скана первички.

Очень важно вовремя заменить копии на оригиналы документов, иначе контролирующие органы могут счесть операцию или сделку фиктивной.

Только документы, оформленные в соответствии с законом, являются гарантом безопасности и достоверности учета в компании.

Скачать образец доверенности

Скачать акт выполненных работ

Скачать образец приходного ордера

Скачать образец акта о приемке-передаче объекта основных средств

Скачать инвентарную карточку учета объекта основных средств

Источник: https://kontur.ru/diadoc/spravka/243-pervichnye_buhgalterskie_dokumenty

Вопросы адвокату
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: